Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
Могут ли ИП работать с УКЭП физлица
У индивидуального предпринимателя и физического лица одинаковые реквизиты, которые записывают в сведения о владельце электронной подписи. Единственное отличие, у ИП вносятся данные о ЕГРИП.
Также ИП может использовать подпись физического лица при продаже алкогольной продукции на нескольких точках. Для работы с ЕГАИС необходима УКЭП, содержащая в себе индивидуальный налоговый номер (ИНН) налогоплательщика. Для всех торговых точек ИП может иметь только одну подпись из налоговой. А для связи с ЕГАИС — неограниченное количество электронных подписей физлица, так как ИНН во всех подписях будут совпадать.
Как указать альтернативный способ в уставе или решении
Итак, сначала участникам надо определиться с тем, какой способ заверения будет выбран в качестве альтернативы нотариусу. Наиболее распространённый вариант – подписание документа всеми участниками.
Это означает, что каждый протокол общего собрания подписывают не только председательствующий и секретарь собрания, но и все участники. Если же нет уверенности, что все партнеры смогут всегда присутствовать на общих собраниях, то можно указать необходимость подписания протокола только некоторыми из них. Такая возможность прямо предусмотрена статьей 67.1 ГК РФ.
Альтернативный способ можно сразу указать в уставе, который подаётся при регистрации ООО.
Например, в нашем варианте устава уже есть такая норма: «Принятие Общим собранием Общества решения, а также состав участников, присутствовавших на Общем собрании, подтверждаются подписанием протокола Общего собрания всеми участниками или представителями участников Общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на Общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».
Для устава с единственным учредителем формулировка такая: «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих этапов:
- изготовление ксерокопии;
- применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
- в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
- на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
- при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
Предоставление копий документов в ИФНС по требованию в электронном виде?
Современное законодательство позволяет предоставлять по требованию налоговой документы в электронном варианте. Однако необходимо отметить, что оформить их следует как и подаваемые — заверительная надпись на отправленных на электронную почту документах проставляется без исключения.
При этом копия документа подготавливается, распечатывается, визируется, сканируется с заверительными надписями, и только после этого ее можно сдавать инспектору, который готовит соответствующую проверку.
При требовании налоговой инспекции предоставить копии документов необходимо уделить должное внимание их заверению и подготовить пакет должным образом. При многократной подаче документации в налоговую налогоплательщик может сделать заверительный штамп, который сэкономит время и обезопасит от ненадлежащего заверения в виде отсутствия на заверительной надписи какой-либо необходимой информации.
Какая копия считается верной
Не все копии могут быть использованы в качестве официальных документов. Для целей подтверждения соответствия применяются только надлежащим образом заверенные копии сертификатов и деклараций.
На копиях в обязательном порядке должны проставляться рукописные подписи, а также штамп «копия верна». В некоторых случаях на документе указывается дата заверения и ФИО заверителя.
Требования к копиям также утверждены решением Коллегии Евразийской экономической комиссии № 293 от 25 декабря 2012 года, где установлены единые формы сертификата и декларации о соответствии техническим регламентам Таможенного союза, а также требования к их заполнению.
В пункте 9 правил оформления сертификата и пункте 6 правил к декларациям указано, что копии в обязательном порядке должны быть заверены подписью и печатью заявителя (для индивидуальных предпринимателей допускается использование только подписи).
Как не пропустить требование (уведомление) по ТКС
На требования или уведомления из налоговой инспекции нужно среагировать вовремя. Иначе инспекторы заблокируют расчетный счет организации. Итак, какой срок подготовки копий документов для сдачи в ИФНС ?
В какой срок нужно отреагировать на требование ? Посмотрите дату в требовании. В течение шести рабочих дней после этой даты вы должны отправить в налоговую инспекцию квитанцию о получении этого требования. Либо в тот же срок отказаться от получения, если требование пришло не по адресу.
Допустим, требование вы получили 25 июня. Значит, не позднее 3 июля нужно ответить на него. Если в установленный срок квитанцию не отправить, инспекция вправе заблокировать счет организации.
Важно! Требование по камеральной проверке инспектор вправе направить только в течение трех месяцев со дня, когда вы представили декларацию. Если требование отправили позже, на него можно не отвечать. Из этого правила есть исключение: требование в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля инспектор может направить и за пределами трехмесячного срока.
Требования к сшиванию
На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:
- Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
- ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
- Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
- Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
- Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
- Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
- Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.
Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.
Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.
Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:
- игла;
- шило;
- клей канцелярский;
- шпагат, капроновая нить;
- чистый лист бумаги.
Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.
Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.
В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.
- Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
- Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
- Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
- Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
Предоставление копий документов в ИФНС по требованию в электронном виде?
Современное законодательство позволяет предоставлять по требованию налоговой документы в электронном варианте. Однако необходимо отметить, что оформить их следует как и подаваемые — заверительная надпись на отправленных на электронную почту документах проставляется без исключения.
При этом копия документа подготавливается, распечатывается, визируется, сканируется с заверительными надписями, и только после этого ее можно сдавать инспектору, который готовит соответствующую проверку.
При требовании налоговой инспекции предоставить копии документов необходимо уделить должное внимание их заверению и подготовить пакет должным образом. При многократной подаче документации в налоговую налогоплательщик может сделать заверительный штамп, который сэкономит время и обезопасит от ненадлежащего заверения в виде отсутствия на заверительной надписи какой-либо необходимой информации.
Нотариально заверенная копия документа
Разбираясь, в чем разница между копией документа, удостоверенной апостилем, и копией документа, заверенной нотариусом, важно понимать конечную цель их подачи и требования конкретной организации в конкретном государстве.
Если мы говорим про банки или другие финансовые учреждения, то чаще всего требуются именно нотариально заверенные копии документов.
Это значит, что нотариус снимает копию с оригинала документа и своей подписью и печатью заверяет/подтверждает, что он видел оригинал, а копия полностью соответствует оригиналу.
На английском языке в требованиях к таким документам так и пишут – A certified true copy of original.
То есть, именно такой текст и должен быть указан на переведенном документе.
Документы на вычет за покупку жилья
Лучше подготовить максимально полный пакет документов для налоговой, чтобы подстраховаться от возможных проволочек или отказа. Заверьте все копии документов — нотариально заверенные копии не нужны, достаточно на каждой странице написать: «Копия верна», добавить подпись, расшифровку и дату. Отправляясь в налоговую, возьмите копии документов и все оригиналы — возможно, сотрудники налоговой захотят с ними ознакомиться и сверить с копиями:
- декларацию 3-НДФЛ;
- справку о доходах 2-НДФЛ (из бухгалтерии с места работы);
- заявление на возврат налога с реквизитами счета;
- паспорт;
- договор купли-продажи квартиры или договор долевого участия;
- платежные документы, подтверждающие факт оплаты жилья (платежные поручения, расписки или квитанции об оплате);
- свидетельство о государственной регистрации права собственности;
- акт приема-передачи жилья.
Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой
Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?
Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.
Срок исполнения требований о предоставлении документов в налоговую
Исполнить требование о представлении документов организация обязана в течение 10 рабочих дней с момента его получения (абз. 1 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического получения требования (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).
Инспекция может направить требование в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае определение 10-дневного срока, отведенного на подготовку и подачу документов, имеет некоторые особенности.
Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции. При этом не позднее чем на шестой рабочий день после отправки требования инспекцией организация должна подтвердить получение требования электронной квитанцией о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
Пропуск шестидневного срока, установленного для отправки квитанции, может повлечь за собой серьезные последствия. В течение 10 рабочих дней после того, как шестидневный срок истечет, если квитанция не будет отправлена, инспекция вправе заблокировать банковский счет организации (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).
Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе. Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. В этом случае 10-дневный срок, отведенный на представление документов, нужно отсчитывать со следующего дня после поступления бумажного требования. При этом если инспекция отправила бумажное требование по почте, датой его поступления в организацию считается шестой день с момента отправки заказного письма (п. 4 ст. 31 НК РФ).
Как получить ЭП в налоговой: пошаговая инструкция
Сначала нужно отправить заявку, получить сертификат можно будет либо через территориальное подразделение налоговой службы, либо через любое доверенное лицо УЦ ФНС — в этом плане можно выбрать, что будет удобнее и быстрее.
Чтобы заказать электронную подпись ФНС, необходимо:
- Приобрести ключевой носитель (токен) для записи информации.
- Подготовить заявление. Специальной формы нет, но есть перечень информации, которая обязательно должна быть в заявлении:
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- полное наименование заявителя-организации (для юридического лица);
- реквизиты основного документа, удостоверяющего личность заявителя;
- СНИЛС и ИНН заявителя (руководителя юрлица или ИП);
- ИНН организации;
- ОГРН организации или ИП;
- адрес электронной почты заявителя (если необходимо);
- подпись заявителя.
- Отправить заявку через личный кабинет налогоплательщика (если есть действующая электронная подпись), обратиться с заявлением к доверенному лицу УЦ ФНС или записаться на приём в территориальное подразделение Федеральной налоговой службы (если заявление готовится в бумажном виде).
- В назначенный день и время подойти за получением сертификата. При себе нужно иметь токен и документ, удостоверяющий личность. Если заявление подавалось электронно, останется только подтвердить личность и записать информацию на токен. Бумажное заявление можно не составлять заранее — достаточно просто записаться на приём. На приёме будет оформлено само заявление, после идентификации заявителя информация будет записана на токен.
- После получения сертификата нужно загрузить на рабочее место КриптоПро CSP, оплатив лицензию, и установить сертификат ЭП.
- Для настройки рабочего места, возможно, понадобится привлечение специалистов.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Бесплатно получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. НК РФ).
Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.