Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Как получить еще одну трудовую книжку
Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.
Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.
Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.
Что грозит работодателю, если у его сотрудника две трудовые?
Даже если работодатель не знает о существовании у сотрудника второй или даже нескольких трудовых книжек, он может оказаться в неприятной ситуации в случае проверки и навлечь на себя штрафные санкции.
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
Проблемы возникнут, например, если в результате проверки выяснится незаконное совместительство. Во избежание наказания лучше сразу же уволить работника. При этом не лишним будет сделать перерасчёт, ведь больничные и отпуска ему оплачивались так, как будто это его единственное место работы, а должны – исходя из ст. 282 ТК РФ о совместительстве. Ещё один нюанс, о котором не должен забывать работодатель: если сотрудник получал налоговую льготу (некоторые категории граждан имеют право на так называемый налоговый вычет) на двух местах работы, то это также уголовно наказуемо, так как по ст. 218 ТК РФ предусмотрено получение налогового вычета только по одному месту работы.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
-
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
-
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
Электронная трудовая книжка: что это такое?
Еще в прошлом в России появился новый вид документов – электронные трудовые книжки, которые пришли на смену ранее используемым бумажным. По факту это не совсем трудовые книжки – скорее запись в электронном реестре, который ведется параллельно с бумажным учетом на предприятии. Теперь работодатель обязан в электронном варианте предоставлять в Пенсионный фонд России сведения о приеме на работу новых сотрудников, об увольнении, о переводе сотрудника на другую должность, а также предоставлять данные о подаче соответствующих заявлений.
У такого решения есть несколько преимуществ:
- Быстрый доступ гражданина к своим личным данным,
- Минимальные риски, что будут допущены ошибки,
- Возможность устроиться на работу дистанционно.
Если сотрудник работал до 2021 года, то он в течение всего 2020-го года имел право выбрать, какой именно версией трудовой книжки он хочет пользоваться – электронной или бумажной. Для этого подается соответствующее заявление на имя работодателя.
Как оформлять бумажные справки
Многих беспокоит, нет ли в электронной книжке ошибок, уменьшающих трудовой стаж и размеры будущей пенсии. Проверить это очень легко, оформив выписку в Личном кабинете на портале Госуслуг. Уйдут на это считаные минуты. Скорость получения информации – ещё одно преимущество электронного формата. Нужно быть только зарегистрированным на портале и иметь подтвержденную учётную запись. А если подтверждённой учётной записи нет – тоже нет никаких проблем. Нужно обратиться за выпиской к своему последнему работодателю, в местное отделение Пенсионного фонда или в МФЦ. По вашему выбору вам там оформят электронный файл с цифровой подписью или выдадут бумажную справку с печатью. Электронную или бумажную выписку из ЭТК также обязан выдавать уволняющемуся сотруднику работодатель.
При этом ни кадровики, ни сотрудники ПФР, ни работники МФЦ, оформляющие справки, прямого доступа к вашей электронной трудовой книжке не имеют. Вся эта информация закодирована и защищена от несанкционированного использования.
Как внести в ЭТК исправления, если неточности вдруг обнаружились? «По ошибкам, связанным с прошлой работой, надо обращаться к прежним работодателям или в ПФР, по записям о текущей работе – к нынешнему работодателю. Они сделают все нужные поправки по вашему заявлению», – советует Вячеслав Филиппов.
Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция
Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.
№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.
Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.
Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.
Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.
Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.
В трудовой книжке указана трудовая биография гражданина. При обращении человека за оформлением пенсии именно этот документ служит подтверждением стажа. У каждого работника когда-то трудовая книжка заводилась впервые. Не стоит допускать ошибки в указании паспортных данных.
Как завести трудовую книжку впервые? Специалист кадровой службы фирмы или ИП заполняет этот документ в присутствии нанимаемого специалиста, а затем должен проверить правильность обозначенной информации. Если есть ошибка, то работник должен требовать повторного заполнения бланка.
Оформление трудовой книжки впервые нельзя выполнять самостоятельно. Это должен делать кадровик или другой представитель работодателя. Законом не предусмотрено составление заявления. Но некоторые работодатели, чтобы завести трудовую книжку впервые, заявление требуют обязательно.
Если сотрудник, на которого заводится книжка на первой работе, устраивается еще и в другую компанию, вторую книжку оформлять не нужно. На втором месте он будет трудиться по совместительству. Указывать ли информацию о данном трудовом периоде, решает сам работник. Запись о приеме на второе место выполняет кадровый специалист по основному месту. Но для этого требуется предъявить ему подтверждающий документ.
В статье указаны нюансы, как оформить трудовую книжку впервые с 18 лет. Именно с этого возраста разрешается официальное трудоустройство. Но как оформить трудовую книжку впервые с 14 лет? Иногда допускается оформление и с этого возраста, но при разрешении родителей и органов опеки. В любом случае надо знать, как открыть трудовую книжку, даже если ее заводят на несовершеннолетнего.
Документ, который хранится в организации, нельзя выдавать работку на время, когда оформлены трудовые отношения. Если он нужен для предоставления в определенную инстанцию, то требуется обращение к работодателю с заявлением о предоставлении копии трудовой книжки или выписки из нее.
Работодатель должен удовлетворить такое заявление. А инстанции не могут требовать предоставление оригинала документа, если он находится по основному месту работы.
Образец заявления об утере трудовой книжки
Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.
Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.
С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.
Электронные трудовые книжки с 1 января 2021 года
Сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, формируют только в электронной форме. Бумажные трудовые книжки на новых сотрудников больше не оформляют.
Так установлено статьей 66.1 Трудового кодекса.
Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд. В сведения о трудовой деятельности включают:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Сведения электронной книжки можно посмотреть:
- в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
- на портале Госуслуг;
- через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:
- нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
- управлением Пенсионного фонда;
- МФЦ.
Ведением трудовых книжек должны заниматься все компании, имеющие наемных работников. Запись о приеме сотрудника на должность делают в течение первых 5 дней его работы. Фиксацию увольнительных записей производят день в день.
Правила заполнения формуляров трудовых книжек и порядок обеспечения их сохранности работодателем прописаны в следующих нормативных актах:
- Правилах, утвержденных постановлением от 16.04.2003 г. № 225;
- Инструкционном материале из постановления от 10.10.2003 г. № 69;
- Трудовом кодексе РФ.
Ведением трудовой книжки должна заниматься кадровая служба предприятия или руководитель (при отсутствии в штате кадровых специалистов).
Важно, что образец заявления на оформление трудовой книжки впервые закон не требует. Наниматель обязан открыть трудовую книжку первой записью о приеме на работу с обязательным заполнением титульной страницы без каких-либо ходатайств со стороны работника.
Следить за наличием пустых бланков трудовых книжек должен работодатель.
Если для внесения очередной записи не хватает свободного места на отведенных страницах, необходимо вшить дополнительные листы – вкладыш.
Также см. «Вкладыш в трудовую книжку».
Трудовые книжки и вкладыши к ним представляют собой документацию строгой отчетности. Их учет ведут кадровые инспекторы в специальных журналах.
Если на работу поступил человек без стажа, наниматель заводит новую трудовую книжку для такого наемного сотрудника. Чтобы убедиться в том, что выписываемый экземпляр трудовой будет единственным для физического лица, работодатель требует предоставить заявление об отсутствии трудовой книжки. В образце этого заявительного бланка работник должен написать причину отсутствия формуляра (например, утрата или порча документа).
Обязанности и права работодателя при ведении электронных трудовых книжек
- Работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель отдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче бумажной трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную версию.
- Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
- При заключении нового трудового договора будущий работник, который поступает на работу, предоставляет работодателю сведения о прошлой трудовой деятельности как в бумажнмо, так и в электронном виде вместе с трудовой книжкой.
- В случае, если работник заметит, что информация о трудовой деятельности заполнена неверно или не описана полностью, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и предоставить их в Пенсионный фонд России.