Срок хранения первичной бухгалтерской документации по законодательству РФ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения первичной бухгалтерской документации по законодательству РФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Сроки хранения документов организаций

Категория документации	Вид документов	Прежние сроки	Новые сроки
Налоговый учет	Счета-фактуры	4 года	5 лет
Налоговый учет	Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	75 лет	5 лет
Налоговый учет	Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН	Постоянно	5 лет
Налоговый учет	Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)	50/75 лет
Налоговый учет	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет	Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах	5 лет, для части этой документации — постоянно	10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет	Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения	5 лет	3 года
Кадровый учет	Заявки о потребности в иностранных сотрудниках	5 лет	1 год
Кадровый учет	Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно	5 лет
Кадровый учет	Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков	3 года	5 лет
Кадровый учет	Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве	Постоянно	45 лет
Кадровый учет	Графики отпусков	1 год	3 года

Кто устанавливает сроки хранения документации

Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.

К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.

Сроки хранения документов по налогам

Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).

Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).

4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).

5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).

Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).

Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.

Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).

Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:

Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.

Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:

1. Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
2. При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.

Порядок хранения документов

Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ;
• Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000;
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105;
• Перечень документов, которые подлежат обязательному хранению (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ) — Закон об акционерных обществах и об ООО.

К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации — первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Общества с ограниченной ответственностью обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном в постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены/приняты к учету (п. 2.9 указаний по применению Перечня, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г. Исключение составляют книга покупок и книга продаж.

Начало срока хранения определяется датой последней записи в них (п. 15 и п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

Бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами также комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Счета-фактуры хранятся в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).

Документы текущего отчетного периода должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером , о чем говорится в п.6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ О бухгалтерском учете ).

В архив передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) хранятся в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в п. 3.3.1 и п. 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г..

Перед сдачей на архивное хранение дела необходимо оформить в следующем порядке (п. 3.4.2 ГСДОУ, утвержденный приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33):

• составить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель;
• подшить (переплести) дело;
• пронумеровать листы дела;
• оформить обложку дела.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

• Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
• Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
• Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

• если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 — уведомлениям о контролируемых сделках);
• если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок/выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть оштрафована в размере (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб. — если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб. — если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налога, то на компанию дополнительно будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может. Поэтому смогут наказать либо по ст. 126, либо по ст. 120. Суммировать эти штрафы не будут.

Какие документы относят к кассовым

Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:

• приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;
• расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;
• журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;
• авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;
• объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;
• кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;
• книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;
• журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.

Некоторые ситуации проще понять на примерах

Чтобы понять принцип действия норм налогового и бухгалтерского законодательства, рассмотрим еще несколько ситуаций.

Пример 1.

В 2014 году организация в качестве генподрядчика заключила договор на выполнение работ. В этом же году были подписаны акты сдачи-приема с субподрядчиком и заказчиком. Расчеты с субподрядчиком произведены полностью, а заказчик не погасил часть задолженности.

В 2017 году бухгалтер списал долг заказчика как безнадежный в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

Рассмотрим, в каком году истекает срок хранения документов, подтверждающих:

– затраты по оплате выполненных субподрядчиком работ;

– возникновение дебиторской задолженности заказчика.

Начнем с документов, подтверждающих затраты по оплате выполненных субподрядчиком работ.

Согласно ст. 29 Закона о бухгалтерском учете документы, касающиеся взаимоотношений с субподрядчиком, необходимо хранить в течение пяти лет после отчетного года. Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения (п. 4.11 Правил хранения документов). Следовательно, документы могут быть уничтожены организацией не ранее 2020 года.

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов на протяжении четырех лет после года, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Поскольку «бухгалтерский» срок хранения больше, чем «налоговый», генподрядчик должен хранить документы на протяжении пятилетнего периода после завершения 2014 года, то есть в течение 2015 – 2019 годов.

Взаимоотношения с заказчиком начались в том же 2014 году. Однако расходы у организации возникли только в 2017 году в момент списания безнадежной дебиторской задолженности. Поэтому пятилетний срок хранения документов начинает течь в 2018 году и закончится лишь в 2022 году.

Пример 2.

В 2014 году организация заключила договор с субподрядчиком. В этом же году результат работ был принят на основании акта сдачи-приема. Выполненные субподрядчиком работы оплачены не полностью.

В 2017 году в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности бухгалтер включил в доходы сумму кредиторской задолженности перед субподрядчиком.

Определим, в каком году истекает срок хранения документов, касающихся взаимоотношений с субподрядчиком.

Задолженность возникла в 2014 году, а доходы – в 2017 году. Пятилетний период хранения документов закончится в 2022 году. Соответственно, принять решение об уничтожении документов можно не ранее 2023 года.

Сроки хранения налоговых документов

Сроки хранения налоговых документов для каждого документа разные. Например, декларации нужно хранить как минимум 5 лет, а реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет. Предлагаем вам удобную таблицу, в которой перечислены все документы, необходимые для расчета налогов и взносов, и сроки их хранения
23.08.2013Журнал «Упрощенка»
Таблица составлена на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Таблица. Сроки хранения документов, необходимых для расчета налогов и взносов

Наименование документа	Срок хранения	Пункт Перечня*
Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов	5 лет	392
Налоговые карточки по НДФЛ	5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет	394
Сведения о доходах физических лиц	5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет	396
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет	397
Декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 75 лет	395
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ: 1) годовые 2) квартальные	Постоянно 5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно	390
Книги учета доходов и расходов «упрощенцев»	Постоянно	401
Реестры расчета земельного налога	5 лет	389
Расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка по расчету налоговой базы, о начисленных и уплаченных суммах налогов и о задолженностях по ним	5 лет	382 , 400
Расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них	5 лет	384
Акты сверок, справки об уплате налогов зачетами	5 лет	385
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями	5 лет после погашения налогов	386
Книги учета погашенных векселей на уплату налогов	5 лет после погашения налогов и при условии проведения проверки	459
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения	5 лет	398
Решения, справки, отчеты, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам	5 лет	399
Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями	5 лет — при условии проведения проверки	459
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах	5 лет	409

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Сперва рассмотрим ООО. Так как оборот подобных предприятий довольно значителен, требования к ним строже. Во-первых, вся бухгалтерская и налоговая отчетность должна храниться минимум 75 лет. Кроме того, срок хранения бухгалтерских документов в ООО может быть продлен на неопределенное время в тех случаях, которые мы уже рассматривали выше.

Документация по расчетам с персоналом должна храниться на всем протяжении работы конкретного человека в организации и не менее 10 лет с даты его увольнения. Если же сотрудник уходит на пенсию именно из этой компании, документы должны сохраняться постоянно, так как в случае возникновения претензий по размерам начислений их потребуется поднимать в первую очередь.

Счета-фактуры, прочие документы, свидетельствующие о расчетах с поставщиками и покупателями, относятся к третьей группе, а потому должны храниться до 10 лет включительно. Как мы уже и говорили, общая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно.

Похожие записи:

• Интервью с налоговым инспектором. Анонимное, а от этого особо ценное имущество
• Как заменить счетчик электроэнергии в 2022 году
• Обеспечение жильем молодых семей