Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение кассовых операций: как работать с наличкой в организациях и у ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Правила оформления приходно–кассового ордера
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
Приходным кассовым ордером называют элемент первичной документации. Он требуется, в соответствии с законом, для учета кассовых операций, осуществляемых в организации. С помощью этого бланка в кассу организации ставятся на приход наличные денежные средства.
Для приходного кассового ордера (ПКО) действует специальная форма. Она состоит из двух частей. Первая — сам ордер, вторая — квитанция к нему. В приходном кассовом ордере должна быть отражена следующая информация:
- дата получения денег;
- номер;
- данные плательщика;
- основания принятия денег;
- сумма;
- подписи сотрудников организации (кассир, бухгалтер, руководитель и т.д.) и другая информация.
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
- Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
- Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
- Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
- Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
- Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.
Правила кассовых операций: четыре главных требования
Про порядок ведения кассовых операций написано в двух нормативных документах. Это указания Банка России:
- от 09.12.2019 г. № 5348-У «О правилах наличных расчетов»;
- от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У).
Если обобщить основное из них, то получатся четыре правила:
- Расчеты наличкой между организациями и ИП ограничены лимитом в 100 тыс. руб. по одному договору.
- Наличная выручка расходуется только на определенные цели
- Прием и выдача наличных денег оформляются кассовыми ордерами и фиксируются в кассовой книге.
- Остаток денег в кассе не должен быть больше лимита, рассчитанного предприятием и зависящего от объемов наличной выручки или наличных трат.
Когда эти требования не соблюдаются, наступает административная ответственность. Если в течение двух месяцев со дня нарушения, организацию или ИП поймают на несоблюдении кассовых правил, то оштрафуют на:
- 4–5 тыс. руб. – для должностных лиц и ИП;
- 40–50 тыс. руб. – для организаций.
В некоторых случаях штрафы заменяются предупреждением. Так будет для некоммерческих организаций или субъектов малого и среднего предпринимательства, если они впервые нарушили требования для кассовых операций. При этом должны соблюдаться три условия:
- нет материального ущерба;
- нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
- нет вреда или угрозы жизни и здоровью людей, животным и растительности, окружающей среде, памятникам истории и культуры, безопасности России.
Существует два вида кассового ордера.
-
Приходный кассовый ордер (ПКО) — подтверждение, что наличные поступили в кассу. Оформляется документ, где указывается номер ордера, дата поступления, от кого поступили средства, основание и сумма прописью и цифрами. Оформляется ордер двумя способами: либо по данным чеков за всю смену, либо по отчёту о закрытии смены (его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня). Организация вправе сама решить, как удобнее вести документацию.
-
Расходный кассовый ордер (РСО) — подтверждает и оформляется когда необходимо выдать наличные. Например, заработную плату работников, оплату коммунальных платежей или хозяйственные нужды. В ордере указывается его номер, дата, паспортные данные получателя и сумма цифрами и прописью.
Отсутствие такой системы учёта считается незаконным, организации не имеют право вести предпринимательскую деятельность без оформления ордеров. За нарушения кассовой дисциплины предусмотрены штрафы в 40 000–50 000 рублей для должностных лиц и 4000–5000 рублей — для ИП.
ПКО подписывает кассир, а также главный бухгалтер, либо бухгалтер.
Однако, кроме бухгалтера подписать кассовый документ может и любой другой сотрудник. Для этого на него издается приказ. Если бухгалтер в организации не предусмотрен, то вместо него подписывает ПКО руководитель компании и кассир.
Если в организации не предусмотрены кассир и бухгалтер, то руководитель (или предприниматель) один подписывает кассовый документ.
Частым вопросом у заполняющих ПКО сотрудников является место для печати. Считается, что печать должна стоять как на отрывной квитанции, так и на самом ПКО, который остается в организации. Но следует иметь ввиду, что согласно Постановлению Госкомстата №88 печать должна стоять на бланке в месте «М.П.». Так как «М.П.» стоит в отрывной части ПКО, следовательно и печать должна стоять только на квитанции.
Печать для этого можно использовать специальную, а не основную печать организации. Например, печать с надписью «ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ» или «ДЛЯ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ».
Отказаться ставить печать на ПКО могут только организации, которые ее не используют в соответствии с уставными документами. В том случае, если печать в организации используется, не ставить ее на ПКО нельзя, так как данный бланк предусматривает ее наличие.
Порядок применения приходника
ЦБ РФ утвердил для субъектов бизнеса единый порядок ведения операций по кассе. Согласно ему все приходные кассовые операции должны оформляться при помощи приходного ордера (ПКО). Документ может быть сформирован как вручную, так и при помощи программного обеспечения, например, программы 1С.
Выписывая данный документ, кассир или иное ответственное лицо, не должно допускать в нем ошибок при оформлении. Так как исправления в ПКО не допускаются. Если вдруг ошибка все же будет обнаружена, документ следует заново оформить.
Выписывать кассовые ордера на приход может кассир, бухгалтер, главный или старший бухгалтер, а также руководитель. Кроме этого, для оформления документов могут привлекаться сторонние специалисты. При этом нужно помнить, что подписывать документы они не имеют права.
Составленный документ направляется в кассу специалисту, который проверяет его правильность оформления, а потом осуществляет регистрацию в журнале.
Приходный кассовый ордер (форма КО-1) в 2018 году
Приходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.
Обычно приходный кассовый ордер (на основании Z-отчёта, бланков строгой отчётности (БСО), товарных чеков, а также иных документов, приравненных к кассовому чеку) оформляется в конце дня на общую сумму принятых за весь день денег.
Что касается вопроса оформления отдельного ПКО по какой-то определённой денежной операции (например, при получении денег от юридического лица), то это остаётся на усмотрение самой организации. То есть строгой обязанности в этом плане нет, акцент ставится на том, как вам будет удобно вести учётную политику.
Приходник состоит из 2-х частей:
- Сам приходный кассовый ордер
- Отрывная квитанция к ПКО
ПКО оформляется в одном экземпляре. Его подписывает кассир, а также главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — лицо, их заменяющее, например, руководитель организации или ИП).
Отрывная квитанция подписывается этими же лицами (главный бухгалтер и кассир), заверяется печатью и передаётся человеку, сдавшему деньги в кассу. Печать должна стоять только на квитанции. Очень популярно мнение, что печать должна краешком «заезжать» на ПКО. Такое и правда практикуется, но это является нарушением правил заполнения кассовых документов.
Оформленный ПКО остаётся в кассе. Но перед этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Описанные выше различия позволяют сделать вывод о различии двух документов – ПКО и кассового чека.
Кассовый чек – документ, который выбивает ККТ. В чем его смысл? Для клиента чек является подтверждением того, что ИП получил от него деньги. Соответственно, в дальнейшем, покупатель сможет с чеком обратиться с претензией, если товар оказался некачественным. Для ИП выбивание чека – подтверждение принятия наличных денег, то есть фактически подтверждение формирования суммы общей выручки от продаж.
ПКО – первичный бухгалтерский документ, служащий для оформления операций по «кассе». Значение приходного ордера совершенно иное: он используется непосредственно для учета движения наличности внутри вашей деятельности (или внутри организации).
ПКО — документ, по которому можно проследить поступление денег в кассу компании. Использование в деятельности кассовых ордеров (приходных и расходных) с последующей регистрацией в учетной книге считается одним из условий функционирования компаний и ИП (если имеет место наличный оборот с применением кассового оборудования).
Особенность приходного кассового ордера — заполнение в четко установленной форме (утверждена Госкомстатом РФ еще в 1998 году). При этом все компании в процессе оформления должны придерживаться установленных в постановлении №88 требований. Чтобы обеспечить внесение приходных операций, используется бланк по форме КО (достаточно скачать документ и внести в него требуемый объем информации).
Регистрация кассового документа и сроки его хранения
Каждый приходник, по которому были приняты в кассу предприятия наличные средства, должен быть зарегистрирован в «Журнале учета кассовых операций» – стандартизированная форма КО-3. Регистрируемому документу присваивается порядковый номер, исчисление которых ведется в нарастающем порядке, начиная с первого финансового дня текущего года.
К регистрации кассовых документов предъявляются жесткие требования – в Журнале не допускаются исправления, искажения, неточности и несовпадения с данными первичного документа. Следует помнить, что все указанные ошибки являются нарушением кассовой дисциплины, за которые, как и за само отсутствие ПКО, к субъекту финансовой деятельности могут быть применены штрафные санкции.
Сроки хранения ПКО установлены, как и для всех кассовых документов, – пять лет. На хранение могут быть приняты только приходники, оформленные в установленном порядке – с указанием не только данных по финансовой операции, но и установочных данных предприятия. Учитывая это, следует помнить, что форма электронного учета, которая используется хозяйственным субъектом, не всегда содержит всю необходимую информацию (название организации, структурного подразделения, коды ОКУД, ОКПО), поэтому целесообразно использовать в документообороте типовой приходный кассовый ордер, который наиболее удобен для исполнителя и визуального прочтения.
Некоторые правила оформления приходного ордера
При заполнении ордера есть несколько основных правил, которые должны соблюдать все, кто принимает наличные средства в кассу:
- Приходник может оформляться вручную или на компьютере
- Его составляют в 1 экземпляре и оставляют в бухгалтерии
- При наличии печати она ставится на квитанции. Печать может и не применяться – это выбор самого налогоплательщика
- Заполненный документ подписывает его составитель и главный бухгалтер
- Ошибки, помарки и исправления в документе не допускаются. Если они присутствуют, то документ считается недействительным. Это равноценно тому, что документ просто не был составлен
- Документ не может быть заполнен карандашом
Заполнение квитанции к приходному ордеру
Не может быть приходника без квитанции и квитанции без приходника. Квитанция содержит все основные реквизиты ордера.
| Строка | Заполнение строки |
| «К ПКО…» | Записываем к какому конкретно ордеру относится данная квитанция. То есть прописываем его номер и дату |
| Принято | Вносим информацию от кого получены деньги (переносим из ордера). Это либо организация, либо физическое лицо |
| Основание | Указываем причину внесения денег (такую же, как в самом ордере). Например, возврат подотчетных сумм |
| Сумма | Отличие от ПКО в том, что в квитанции сумму нужно сначала записать цифрами, а потом продублировать прописью |
| НДС | Указываем наличие или отсутствие НДС |
| Дата | Ставим дату составления документа |
| Подписи | Свои подписи ставит исполнитель и главный бухгалтер |
Как видим, квитанция содержит информацию, идентичную той, что указывалась в приходном ордере. Это делается для того, чтобы и продавец и покупатель владели одинаковыми данными.
При наличии ставим на квитанции печать. Она должна находиться четко на самой квитанции и не переходить на приходный ордер. После оформления квитанция отделяется от линии отреза и передается вносителю денег.
Отличие банковского ордера от платежного поручения
Хотя оба эти документа имеют широкое применение в рабочих процессах банковских систем, они обладают несколькими отличительными особенностями. Для этого важно разобраться в сути значения термина «платежный ордер». В отличие от банковского ордера под данным документом подразумевается некий инструмент, с помощью которого происходит частичный перевод средств по квитанции, счету или по другому виду обязательств со стороны организации по выдаче кредитов. На данном документе сам банк проставляет специальные характерные отметки и подписи. Подписываться под документом такого вида могут те сотрудники филиала, которые работают в сфере проведения транзакций.
Когда с помощью данного документа происходит частичная оплата, то тогда ордер позволяет зафиксировать произведенные изменения. Происходит это благодаря тому, что на документе будет проставлена специальная отметка. Специалист в области оказания банковских услуг должен иметь достаточный уровень квалификации. Его работа в данном процессе состоит в том, что он обязательно должен проставить на обороте квитанции сведения касательно частичного платежа, который был произведен. Информация должна отображать следующие данные: порядковый номер, информацию о переведенной сумме денег, а также об ордере. Все это важно заверить личной подписью сотрудника банка.
Каждый существующий ордер обязательно должен иметь как минимум еще один экземпляр, который можно оставить на хранение в определенном филиале банка. У некоторых возникает вопрос в связи с тем, для чего один экземпляр должен оставаться в картотеке банка. Кроме того, что в случае утраты одного документа, можно будет получить его копию, данный документ могут использовать для информационных выписок.
Документ такого типа используется и для полноценного перевода средств, например за поставку товаров, продукции, полученных услуг или за уплату налогов.
Если сказать коротко, то банковский ордер имеет много отличий с платежным ордером и платежным поручением. Данные понятия следует четко разграничить между собой и понять суть оказываемого ими влияния на проведение банковских операций по лицевым счетам. Однако то общее, что объединяет данные типы документов, состоит в том, что на их основании кредитные организации и банковские филиалы могут получать точную и актуальную информацию о клиентах, их реквизитах, а также о производимых банковских переводах.
Понятие банковского ордера было вынесено на обсуждение еще восемь лет назад, а по прошествии двух лет от начала рассмотрения, оно было внесено в законодательство РФ. Если отметить некоторые особенности оформления документа, то важно упомянуть о том, что при составлении печатного документа используется бумага, с которой активно работает как Сбербанк России, так и другие банки. Если сотрудники организации или банковского филиала, замечают какие-либо недостатки, тогда они обязуются внести соответствующие изменения, будь-то электронный или же печатный документ.
Каким требованиям должен соответствовать бланк приходно-кассового ордера
На нашем сайте вы можете ПКО по форме КО-1 (соответствующей номеру 0310001 по ОКУД), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Использовать только эту форму российским организациям предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У.
Подробнее о том, каким стандартам должны соответствовать первичные документы, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физпоказателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У).