Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прошито и пронумеровано и скреплено печатью образец в Word». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Как выполняется прошивка документов? (+ видео)
Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.
К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:
- Инструменты для прокалывания бумаги:
- шило;
- толстая иголка;
- дырокол;
- дрель.
- Расходные материалы:
- нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
- шпагат;
- шнуры (не особо толстые);
- клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
- Ножницы.
- Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.
Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.
Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:
- Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
- В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
- Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
- Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.
Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:
- сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
- первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
- если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
- если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
- Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
- Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
- Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.
Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.
- Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
- расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
- нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
- номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
- для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
- номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
- ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
- на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
- При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия дейс��вующим законам в нём нет.
Когда требуется прошивать документы?
Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа. Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.
Важно: вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным. Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами. Если же это неотъемлемая часть массива (например, опись документов в личном деле работника), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости — и дополнительно проклеить вместе с остальными.
Обычно ответственный сотрудник сам решает, каким способом сшить документ, если только в его организации не существует специального регламента, которого необходимо придерживаться. На законодательном уровне эта обязанность, разумеется, не закреплена, однако отходить от принятых норм не рекомендуется: ближайшая проверка выявит все огрехи специалиста, и ему в лучшем случае будет грозить дисциплинарное взыскание.
Как выполняется прошивка документов? (+ видео)
Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.
К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:
- Инструменты для прокалывания бумаги:
- шило;
- толстая иголка;
- дырокол;
- дрель.
Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.
Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:
- Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
- В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
- Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
- Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.
Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:
- сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
- первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
- если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
- если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
- Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
- Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
- Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.
Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.
- Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
- расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
- нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
- номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
- для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
- номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
- ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
- на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
- При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.
- Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).
- Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
- Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
- Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.
- Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
- Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.
Как выполняется прошивка документов? (+ видео)
Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.
К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:
- Инструменты для прокалывания бумаги:
- шило;
- толстая иголка;
- дырокол;
- дрель.
- Расходные материалы:
- нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
- шпагат;
- шнуры (не особо толстые);
- клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
- Ножницы.
- Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.
Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.
Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:
- Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
- В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
- Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
- Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.
Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:
- сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
- первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
- если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
- если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
- Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
- Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
- Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.
Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.
- Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
- расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
- нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
- номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
- для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
- номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
- ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
- на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
- При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.
Базовые правила прошивки документов
Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно, и вся документация строго упорядочена.
Основные правила прошивки документов:
- нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;
- если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией;
- опись дела не нуждается в нумерации;
- номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;
- в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
- в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
- если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
- когда в дело включают письма в конвертах, первым нумеруется конверт, а затем — вложенные листы;
- приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.
Научитесь прошивать документы правильно. Так с меньшей вероятностью потеряете отдельные листы. Кроме того, во время проверок сведете к нулю отказы в приеме многостраничных документов из-за того, что они оформлены неправильно.
Ставим наклейку “Прошито и пронумеровано…”
На оборотную сторону последнего листа в месте скрепления наклеивают прямоугольную бумажную наклейку “Прошито и пронумеровано…”. Размер наклейки: 40–60 мм х 40–50 мм. Она должна полностью закрывать место скрепления прошивки. Нити могут выходить за границы наклейки, но не более чем на 2–2,5 см. На наклейке делают заверительную надпись. В ней в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:
- указывают «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью»;
- буквенную и цифровую запись количества листов;
- должность заверяющего лица;
- подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию) заверяющего лица;
- дату заверения.
Данная наклейка с записями подтверждает соответствие копии подлиннику.
Базовые правила прошивания документации и выводы
В чем заключаются базовые правила по прошиванию бумаг?
- Вы должны нумеровать не сами страницы, а листы.
- В папке не должно быть более 250 листов.
- Если листов в папке оказалось больше, вы должны создать отдельный том.
- Нумеровать опись дела не нужно.
- Для нумерации используют арабские цифры, может быть использована литерная нумерация.
- Если в дело включают письма, необходимо вначале пронумеровать сам конверт, и лишь затем — вложенные листы.
- Если у дела есть приложение, к нему формируют отдельные тома и нумерацию.
- Использовать наклейки для прошивки необходимо с обратной стороны документов. Они служат для опечатки дел, именно на них указывают количество листов, а также ФИО ответственного за документ работника.
- Также на наклейке нужно написать “Прошнуровано, пронумеровано”, а затем поставить дату создания дел или томов.
Если учитывать все перечисленные в статье моменты, вопросов с прошиванием документов у сотрудников не возникнет. И вся необходимая документация будет всегда под рукой. Вы сможете полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка документации пригодится вам не только в текущем делопроизводстве — также без нее не обойтись и при передаче документов на архивное хранение.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Как нумеровать журналы
Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».
Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:
Шаг. 1. Открываем первую страницу.
Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.
Проставленные цифры не должны задевать текст или мешать его прочтению.
Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.
Сроки хранения документов в архиве
Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:
- 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
- 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
- 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
- 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
- 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
- 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.
Как выполняется прошивка документов? (+ видео)
Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.
К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:
- Инструменты для прокалывания бумаги:
- шило;
- толстая иголка;
- дырокол;
- дрель.
- нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
- шпагат;
- шнуры (не особо толстые);
- клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.
Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:
- Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
- В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
- Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
- Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.
- сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
- первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
- если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
- если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
- Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
- Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
- Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.
Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.
- Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
- расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
- нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
- номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
- для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
- номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
- ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
- на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
- При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.
Похожие записи: