Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить поездку директора в командировку на собственном автомобиле?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Возмещение командировочных расходов
Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:
- на проезд в обе стороны;
- на съем жилья;
- суточные;
- прочие расходы, определяемые работодателем.
Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:
- документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
- чеки на ГСМ;
- путевой лист;
- служебную записку.
Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.
Какие документы нужно оформить?
Перед командировкой нужно оформить три документа:
- Приказ о командировке, в котором должен быть указан способ проезда к нужному месту и обозначена сумма компенсации за использование автомобиля сотрудника в целях организации.
- Соглашение об использовании личного транспорта во время поездки. В этом документе необходимо указать регистрационные данные транспортного средства и информацию о собственнике. Также в документе прописывают сумму компенсации и другие расходы, которые организация должна будет возместить сотруднику. Кроме того, необходимо определить сроки, в течение которых будут выплачены эти денежные средства.
- Путевой лист, подтверждающий, что работник использует свою машину по поручению работодателя.
Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле
Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:
- Название организации, где трудится работник;
- Коды ОКПО, ОКУД;
- Идентификационный номер распоряжения;
- Дата оформления документа;
- Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
- Месторасположение принимающей организации;
- Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
- Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
- Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
- Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
- Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.
Бланк приказа на командировку по форме Т-9
Еще одним документом, который рекомендуется оформить перед отъездом, является путевой лист. Он представляет собой официальное подтверждение факта использования своей машины в период деловой поездки. Если гражданин направляется на легковом автомобиле, то лист заполняется по унифицированной форме №3, в которой фиксируется:
- Индивидуальный номер, который присваивается документу;
- Срок действия путевого листа (им является продолжительность командировки);
- Сведения о сотруднике, который использует личный автомобиль;
- Сведения о характеристиках машины, реквизиты техпаспорта, номер;
- Расход ГСМ;
- Даты и время отъезда и прибытия сотрудника из поездки;
- Личность специалиста, проверяющего пробег машины;
- Дата и время техосмотра машины до и после командировки;
- Дата и подпись лица, который проводил осмотр автомобиля.
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
После этого работодатель издает:
Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).
Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.
По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:
- копия приказа о направлении в командировку;
- копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
- проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
- счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
- документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
- квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
- копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
- другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
- копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).
В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
| cотрудника | работодателя | ||
| аренда | компенсация за использование | ||
| Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ) | • | — | — |
| Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) | • | — | — |
| Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) | •* | — | — |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ) | — | • | — |
| Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение) | • | • | • |
| Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения) | • | • | • |
| Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения) | • | • | • |
| Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) | • | • | • |
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.
Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.
Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.
Обратите внимание
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Как оформить директору командировку правильно?
Для подготовки документов на командировку всех сотрудников организации действуют требования, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 11.
Ранее в Постановлении о регулировании командировок была указана необходимость оформления командировочного удостоверения, а также заполнения журнала учета прибывших и убывших в командировку сотрудников. Сейчас при направлении в командировку необходимости составлять эти документы нет, а к обязательным относят только приказ руководителя организации.
Приказ о направлении руководителя в командировку подготавливается по форме №Т-9, Т-9а или в свободной форме на фирменном бланке организации, закрепленном в её внутренней политике. В приказе обязательно указывается срок, место и цель командировки руководителя, после чего документ подписывается им в качестве генерального директора организации и в качестве командированного сотрудника.
Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).
Все про авансовый отчет о командировке
Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:
- заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
- в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
- после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
- после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).
Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.
Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:
- заболел;
- ушел в отпуск;
- снова получил задание уехать по рабочим вопросам,
то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.
В составе прочих расходов на командировки можно учесть и расходы на аренду автомобиля. Это разрешили московские налоговики в письме УФНС по г. Москве от 28 января 2019 года № 13-11/011687.
Подтверждением затрат работника на каршеринг будет авансовый отчет, к которому он должен приложить договор аренды, документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения.
расходов, если они подтверждены документами, соответствующими требованиям действующего законодательства. Об этом говорится в письме Минфина РФ от 10 июня 2016 года № 03-03-06/1/34183.
Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). К авансовому отчету должны быть приложены документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах и подтверждающие фактический срок пребывания работника в служебной командировке. Подтвердить оплату проезда в такси можно кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности. Это установлено Правилами перевозок пассажиров и багажа автотранспортом и городским наземным электрическим транспортом, установленными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 года № 112.
БСО должен содержать установленные данными правилами обязательные реквизиты. Это:
- наименование, серия и номер квитанции;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции;
- стоимость пользования легковым такси;
- ФИО и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
Если в полученной от перевозчика квитанции нет хотя бы одного из обязательных реквизитов, расходы на такси могут быть исключены из базы по налогу на прибыль. Например, в электронной квитанции, скорее всего, не будет подписи уполномоченного лица. И это может послужить поводом к непринятию расходов.
Использование в командировке услуг такси
Расходы на такси в командировке в 2023 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2020 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.
Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:
- название и номер;
- срок действия;
- сведения о собственнике авто;
- сведения о ТС и водителе.
Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.
Служебная записка содержит основные сведения:
- название организации;
- сведения о работнике;
- место назначения;
- длительность поездки;
- информацию об автомобиле.
К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.
Законодательная основа
Внимание! В главе 24 Трудового кодекса уделено внимание вопросам, касающимся служебных командировок, дано определение, что следует понимать под данным выражением, а также установлены:
- определенные гарантии, которые предоставляются работнику, когда работодатель отправляет его в командировку;
- порядок обеспечения работника средствами в период нахождения в командировке, в каком порядке возмещаются те или иные расходы, которые понесены во время служебного выезда.
Следует иметь в виду, что трудовое законодательство устанавливает общие нормы, которые должны соблюдаться при служебных командировках. Боле детально особенности служебных командировок работников в другую местность для выполнения производственных заданий, предусмотрены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства № 749 от 29 июля 08 года.
Однако некоторые положения данного нормативного документа были серьезно изменены правительственными постановлениями:
- № 1595 от 29 декабря 2014 года «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;
- № 771 от 29 тюля 2015 года «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки…».