Порядок выдачи справки о заработной плате

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок выдачи справки о заработной плате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В наше нелёгкое время многие получают зарплату на грани прожиточного минимума, поэтому тратят большую часть денег на еду и коммунальные услуги. Для таких категорий предусмотрены разнообразные субсидии, в частности – коммунальные.

Для субсидии на «коммуналку»

Согласно Жилищному кодексу РФ (ст. 159), субсидия положена гражданам, чьи расходы на жильё превышают 22% дохода. А у семейных учитывают совокупный доход всех трудоустроенных членов.

Претендовать на получение субсидии могут:

• собственники жилья;
• арендаторы;
• члены семей собственников и арендаторов, которое проживают с ними на постоянной основе.

Если попадаете под вышеуказанные категории и затраты на коммунальные услуги больше 22%, то понадобятся следующие документы:

1. самое главное – справка о зарплате за 6 месяцев;
2. справка о составе семьи;
3. ксерокопии паспортов членов семьи;
4. справки, подтверждающие степень родства (свидетельство о браке, о рождении ребёнка и пр.);
5. документы, в которых указана жилая площадь и право на нее (выписка из ЕГРП, договор аренды и др.);
6. справка об отсутствии задолженности перед коммунальными службами.

При этом у пенсионеров, студентов и безработных состав пакета предоставляемых документов будет отличаться. Образец справки о зарплате должен предоставить каждый официально трудоустроенный член семьи. Иначе в получении субсидии будет отказано.

Естественно, бланк справки о зарплате для субсидии должен содержать типичные для таких документов элементы:

• наименование юридического лица/ИП;
• его реквизиты;
• дата и номер исходящего документа;
• Ф.И.О. сотрудника, его должность;
• данные о заработной плате за 6 месяцев, предшествующих месяцу, в котором он обратился в бухгалтерию.

Ниже приведен образец справки о заработной плате 2020 года, который может быть оформлен на фирменном бланке работодателя.

Локальные нормативные акты

Что касается локальных нормативных актов. Работодатели вправе принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Принимаемые локальные акты действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ст. 13 Трудового кодекса РФ). При этом работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись с принимаемыми локальными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудника.

Если исходить из буквального толкования законодательства, то получается, что » связанные с работой документы» сотруднику следует предоставлять, а с локальными актами, касающимися трудовой деятельности сотрудника, его следует ознакомить под подпись. Данная позиция находит подтверждение в некоторых судебных решениях, которые признают обязанность работодателя предоставлять работникам не локальные акты, а лишь документы, содержащие персональную информацию о них. Поскольку законодательством предусмотрена обязанность по ознакомлению работников с локальными актами под подпись, но не по их предоставлению работникам (см., например, определения Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328, от 13.08.2013 № 4г/1-7930).

Вместе с тем, существует и противоположная судебная практика, которая признает обязанность работодателя предоставить работнику локальные акты. Объясняется это тем, что локальный акт может затрагивать интересы и права работников в связи с включением в него обязательств работодателя и сотрудников по вопросам формы, системы и размеров оплаты труда, выплаты пособий и компенсаций, занятости, переобучения, условий высвобождения, льгот и преимуществ для работников и др. (см., например, Определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).

Поэтому оценивать возможность отказать бывшему сотруднику в выдаче копии локального нормативного акта следует в индивидуальном порядке и с учетом конкретных обстоятельств.

Так, отказать в предоставлении локального акта можно в случае, если документ касается производственно-хозяйственной деятельности, а не работы самого сотрудника (см., например, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.06.2013 № 33-6945).

Отказать работнику можно и в случае, если локальный акт не только не касается трудовой деятельности сотрудника, но и содержит конфиденциальную информацию (см., например, Апелляционное определение Суда ХМАО-Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012, Решение Свердловского областного суда от 14 октября 2014 г. по делу № 72-787/2014).

Еще одним основанием для отказа в предоставлении копии локального акта может выступить отсутствие у работодателя реальной возможности предоставить запрошенный документ. В частности, в связи с истечением законодательного срока его хранения (см., например, Справка Липецкого областного суда по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров).

А в ситуации, когда запрошен локальный акт, которым является утвержденная работодателем должностная инструкция, отказ работодателя в его предоставлении будет представляться необоснованным. То есть работодателю все же нужно будет предоставить запрошенный документ.

Возможна и ситуация, когда запрашиваемый документ касается не только трудовой деятельности запросившего сотрудника, но и содержит персональные данные других работников. В таком случае представляется возможным предоставить выписку из документа в той части, которая касается только сотрудника, обратившегося с запросом.

Резюмируя вышеизложенное, можно говорить о следующих случаях, когда бывшему работнику может быть отказано в предоставлении копии локального нормативного акта (ЛНА):

• От сотрудника поступил устный запрос, а не письменное заявление о предоставлении ЛНА.
• ЛНА касается не трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя, а производственно-хозяйственной и/или организационно-распорядительной деятельности работодателя.
• ЛНА содержит конфиденциальную информацию (в том числе, персональные данные других работников), разглашение которой запрещено. Но при этом возможно рассмотреть вариант с предоставлением выписки из ЛНА в части, касающейся трудовой деятельности только запросившего работника.
• У работодателя отсутствует реальная возможность в предоставлении запрошенного ЛНА в связи с истечением нормативно установленного срока его хранения.

Вывод: Каждый конкретный запрос о предоставлении документов необходимо внимательно и тщательно анализировать. И в зависимости от конкретной ситуации/обстоятельств принимать решение о предоставлении или отказе в предоставлении копии локального акта бывшему работнику.

В частности, согласно п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, право субъекта персональных данных (т.е. работника) на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если обработка таких данных осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка и т.д.

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений. Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.

Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные.

Но ведь справку подписывает не работник, а специалист, отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.

Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон.

Такая справка теряет свою юридическую силу, а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.

Выдача справки о заработной плате работнику

Рассмотрим, как следует действовать, если с запросом о предоставлении справки о заработной плате обратился сам работник.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др. работодатель обязан выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника.

Кроме этого, при увольнении работник может затребовать справку о заработной плате для службы занятости и для другого работодателя справку о заработной плате за два предшествующих года и текущий год по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (далее — Приказ N 182н).

Справка в службу занятости. Справку о среднем заработке за последние три месяца работы для выплаты пособия по безработице необходимо выдать увольняемому или бывшему работнику. Это надо сделать в течение трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления о выдаче справки (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1, ст. 62 ТК РФ).

Справка заполняется по форме, рекомендованной в Письме Минтруда России от 15.08.2016 N 16-5/В-421.

Справки о заработной плате. Правила составления и выдачи

Оформить кредит в банке, получить визу для выезда за границу, а с недавних пор и получить «полноценное» пособие по временной нетрудоспособности на новом месте работы сотрудник может только подтвердив размер своего заработка. Информацию о заработной плате содержат справки с места работы. Мы расскажем вам, в каких случаях выдаются такие справки и как их правильно оформить.

Из этой статьи вы узнаете:

• как правильно оформить справку о заработной плате
• правила оформления различных видов справок
• какую информацию необходимо отразить в справке
• кто несет ответственность за достоверность сведений, указанных в справке

Поскольку справка выдается работодателями, кадровикам и бухгалтерам будут интересны следующие нормативно-правовые акты:

1. Закон РФ № 1032-1 от 19.04.1991, в нем утвержден порядок исчисления размера выплаты. А необходимость ориентироваться на средний заработок за последние три месяца при его расчете упоминается в статьях 30 и 33.
2. Постановление Минтруда РФ № 62 от 12.08.2003, которое определяет, как высчитать и подтвердить нужную сумму.
3. Письмо Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5, где представлен образец справки для службы занятости 2020. Хотя эта форма — не унифицированная, а рекомендованная, она удобна и работодателям, и сотрудникам ЦЗН. Но если работник подтвердит средний доход за последние три месяца в свободной форме, отказать в постановке на учет по безработице и назначении пособия выше минимального ему не могут.

За какой период необходимо указывать сведения (за сколько месяцев)

Закон о занятости регламентирует, что справка о среднем заработке для центра занятости должна составляться за три полных месяца, которые предшествовали дате увольнения сотрудника.

Это норма отличает данный процесс определения среднего заработка от расчета по общему правилу. Например, при увольнении 18 сентября, берется расчетный период с 01 июня по 01 сентября.

Из этого времени бухгалтер должен исключить следующие периоды:

• Время отпуска, когда за этим местом сохранялось его место работы и выплачивались отпускные;
• Периоды нетрудоспособности;
• Время простоев, которые произошли не по вине самого работника;
• Время отгулов;
• Время осуществления ухода за ребенком, предоставляемой сотруднику дополнительно, за которое производилась оплата;
• Период забастовки, когда уволенный не принимал в ней участие, но из-за нее не мог работать;
• Время, когда сотрудник не работал с выплатой зарплаты полностью либо частично.
• Периоды, когда работник использовал свои отгулы.

Какая форма справки о заработной плате действует в 2022 году

Многие ошибочно считают, что данная справка имеет форму 2-НДФЛ. Однако это не совсем так. Конечно, здесь присутствуют данные о величине заработной платы. Обычно этот бланк требуют финансовые организации, когда гражданин желает получить кредит. Однако если для организации нет утвержденного бланка, этот документ разрешается оформлять в свободной форме.

Закон разрешает работнику требовать эту справку. Он не обязан ее просить, а должен получить по первому запросу. Данные, указанные в справке, охраняются законодательством. Именно поэтому документ отдается лично в руки. Получая такую справку, работник пишет расписку. Также данная информация фиксируется в соответствующем журнале организации. Естественно, запись должна соответствовать сведениям в справке.

Рассчитывая средний заработок, бухгалтерия учитывает все премии и дополнительные вознаграждения. Получить эту справку могут и бывшие сотрудники. Им также следует написать заявление.

Решение органа соцзащиты о признании лица малоимущим и назначении пособия по уходу за ребенком выносится только после подачи заявления и необходимого комплекта документов. Справка (за прошедший период) о доходах трудоспособного гражданина подтверждает доход семьи. Заявление в социальную службу можно подать в простой или электронной форме. Обращаются непосредственно в социальную службу или в отделение МФЦ. Для получения статуса необходимо наличие фактов:

• среднедушевой доход семьи менее прожиточного минимума;
• трудоспособные члены семьи не работают по уважительной причине;
• совершеннолетние дети очно обучаются в образовательном учреждении;
• совместное проживание.

Срок выдачи справки о заработной плате

«Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись»

Отличительные черты и формы справок

Если работник хочет получить от работодателя справочные документы, то он обязан подать письменное заявление со своими требованиями. В нем нужно указать, что будет отражено в получаемом документе, цели использования сведений, временной промежуток. Что касается цели, то её работник может не обозначать, тогда работодатель поставит прочерк и напишет, что все придет по месту получения.

Справка о прибыли от работодателя делится на 2 типа:

1. Удостоверяет квалификацию работника, должность и период работы. Также иногда указывают ступень образования работника.
2. Удостоверяют прибыль работника на последних шесть месяцев или определенный период.

Необходимым к заполнению являются такие вещи, как: реквизиты компании, в которой работал человек; вообще все сведения о гражданине; документ, удостоверяющий личность работника. Если присутствует такая информация, которую разглашать нельзя, то от нанимателя потребуют подпись о неразглашении.

От работающего гражданина требуются такие данные о себе, как:

• налоговые документы;
• трудовая книжка;
• все платежи;
• личные дела.

Особенности в видах справки

1. Банковские организации, требуя от потенциального клиента справку о заработной плате, могут запрашивать данные не только об общем доходе, но и уровне дохода за каждый месяц. Это позволяет менеджерам банков определить финансовую состоятельность человека, а также стабильность его дохода.
2. Справка, предоставляемая в Центр Занятости, позволяет получить информацию о доходах, которые были получены сотрудником конкретного предприятия. Справка необходима для верного расчета пособия по безработице.
3. Справка в ОСЗН содержит подробную информацию о заработной плате сотрудника, а также данные о должности человека и его доходах, полученных за три месяца. Социальная защита также не выдает гражданам специальных бланков справки о доходах, поэтому принимает от граждан справки на бланках организации, ее выдавшей. В справке, которая предоставляется в органы, подчиняющиеся Департаменту социальной защиты населения, сведения о заработной плате человека вносятся в справку не за 12 месяцев, а за три месяца, 1 месяц с общей итоговой суммой.

В справке указываются данные:

• ИНН;
• данные о работе: дата приема на работу, увольнения, режим рабочего времени;
• показатель среднемесячного заработка, который исчисляется на основании данных о доходах за последний год;
• периоды, не учтенные при расчете заработной платы.

Справка для оформления визы оформляется без указания выплаченных, удержанных денежных средств. В ней обычно отражается информация о размере доходов за 12 месяцев, а также в среднем показателе за 30 дней. Эта справка должна быть заверена печатью организации и подписью должностного лица, при заполнении всех реквизитов. Достоверность справки проверяется особенно тщательно, поскольку посольства и консульства уделяют повышенное внимание к формальной составляющей этого документа.

Справка о заработной плате для начисления больничного листа сотрудникам предприятий, организаций была утверждена в 2011 году. В этом документе отражаются сведения о заработной плате, с указанием суммы удержания страховых выплат. Срок, за который отражаются эти данные, составляет два года. По этим данным рассчитывается размер больничного листа, а также декретные выплаты.

Справка о зарплате при увольнении выдается сотруднику вместе с трудовой книжкой. После того как человек официально трудоустроится, она предъявляется новому работодателю. Кадровая служба предприятия, где увольняется работник, должна подготовить этот документ в течение 3 дней. Работник пишет письменное заявление и относит в кадры. Отличие этого документа от иных справок о заработной плате состоит в том, что в 2011 году была утверждена строго унифицированная форма (согласно приказу №4Н). Новая кадровая служба предприятия, куда устроился работник, обязана потребовать у него эту справку. Справка необходима для расчета больничных выплат по новому месту работы.

Данная справка может быть выдана сотруднику в день его ухода, без написания какого-либо заявления на ее предоставление. Здесь все зависит от конкретного работодателя. При выдаче этой справки нужно учесть определенные нюансы:

1. Компания или предприятие, где работает сотрудник, собирающийся уходить, не могут выдать справку в день ухода работника. В этом случае, когда справка будет готова, нужно известить об этом человека по всем имеющимся контактам, а также получить его согласие в письменной форме на пересылку документа почтой.
2. Если сотрудник не может лично изъявить желание в получении справки, то от его имени это может сделать доверенное лицо. Но у него должна быть на руках доверенность. Ее форма не установлена, но в этом случае лучше заверить документ нотариально.
3. Если работодатель ликвидировал организацию либо просто отказывается выдавать этот документ, то можно сделать запрос в Пенсионный Фонд. В какой форме сделать этот запрос, установлено Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 под номером 21н.

Похожие записи:

• Сколько времени можно не вступать в наследство после написания заявления
• Можно ли сдать 2 НДФЛ без ИНН сотрудника
• Стипендии и меры поддержки обучающихся