Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировки и авансовые отчеты в 2022». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:
- копия приказа о направлении в командировку;
- копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
- проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
- счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
- документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
- квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
- копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
- другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
- копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).
При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.
Некоторые работодатели:
- направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
- не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
- требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
- не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
- не издают приказ о направлении в командировку.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Сколько длится командировка
Срок командировки в каждом конкретном случае определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Так сказано в пункте 4 постановления Правительства от 13 октября 2008 г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
При этом минимальный срок служебной командировки не установлен. Так что она может продолжаться даже один день.
Днем выезда в командировку считают дату отправления поезда, самолета, автобуса и т. д. из места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – дату прибытия транспортного средства обратно. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 0.00 и позднее – следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учитывать время, необходимое, чтобы доехать до них.
Форма и структура командировочного удостоверения
Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).
Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.
Удостоверение содержит:
- данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
- номер внутренней регистрации (по бухучету);
- дату выдачи;
- Ф. И. О. сотрудника, его должность;
- место поездки (название компании);
- цель поездки;
- на какой срок отправляется;
- номер паспорта;
- подпись и печать отправляющего директора.
В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.
Как оформить приказ на командировку
Решение работодателя о направлении работника в деловую поездку оформляется письменно в форме приказа или распоряжения. Документ может быть составлен по унифицированной форме № Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработан самостоятельно. Во втором случае он должен быть утвержден локальным нормативным актом организации.
Составляя свою форму и образец приказа на командировку в 2018 году, не забудьте включить следующие данные:
- наименование работодателя с указанием кода его ОКПО;
- номер и дата распоряжения;
- Ф.И.О. направляемого сотрудника, должность (подразделение, где он работает, табельный номер);
- место направления (страна, город, населенный пункт, название принимающей организации);
- количество дней с указанием даты начала и окончания;
- цель деловой поездки;
- основание направления (например, «служебка» непосредственного руководителя);
- на чем отправляется (личный транспорт, например);
- источник оплаты служебных расходов (непосредственно работодатель либо третье, заинтересованное лицо);
- должность и подпись руководителя;
- отметка об ознакомлении работника (подпись и дата ознакомления).
Виды приказов о командировках
Поскольку данный документ законодательно определен как обязательный, то разработаны формы и правила оформления. Для одного лица заполняется форма Т9, для группы лиц — Т9а. Командировки могут быть:
- плановые (на крупных предприятиях);
- срочные (в связи с возникшими обстоятельствами).
Последовательность оформления
- На имя руководителя составляется служебная записка, где указываются цели, задачи, сроки поездки. Для этого существует бланк служебного задания, но он не является обязательным документом.
- Оформляется приказ.
- Выдаются командировочные документы.
- По окончании командировка закрывается.
При необходимости командировку продлевают или отзывают из поездки. Командировочные расходы решаются за счет предприятия, превышение расходов возмещается, если данный факт обоснован.
Как правильно оформить командировку
Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.
166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.
Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.
Важно
В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.
Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:
Признаки Командировка Работа разъездного характера
Количество поездок
Разовые, до нескольких раз в год.
Постоянные.
Регулирующие нормы ТК РФ
Статьи 166 — 168 ТК РФ.
Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.
Регион поездок
Любой.
Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работы
Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя.
Осуществление основных трудовых обязанностей.
Оплата
Из расчета среднедневного заработка.
Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
Оформление
Специальный приказ (распоряжение) руководителя.
Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
- возмещение проезда;
- найм жилья;
- суточные;
- прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
- возмещение проезда;
- найм жилья;
- суточные;
- прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходов
В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету.
По локальным нормативным актам:
- в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
- постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
- отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
- авансовый отчет.
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.
Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы
Дата публикации 21.07.2020
19233 просмотра
Командировки сотрудников — обычное явление на предприятиях вне зависимости от масштаба.
Однакослужебная командировка требует определённых затрат, связанных с приобретением пищи, арендой жилплощади или гостиничных номеров и проезда. Для учёта расходов фирме потребуется оформить ряд конкретных документов.
Подготовкой большей части документов занимается специалист по кадрам. Если в штате его не имеется, то ответственным за организацию командировок становится работодатель.
В рамках данного материала мы ответим на следующие вопросы:
Как посчитать зарплату по тарифной ставке формула
- что представляет собой командировка;
- кто может отправляться в командировку, а кому это запрещено;
- документы, которые потребуются, и правила их составления.
Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.
Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.
Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Прочие расходы на командировку
Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:
• за пользование постелью;
• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);
• оплата регистрационных взносов;
• оплата услуг по оформлению проездных документов;
• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).
Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Бухгалтерия может отказать в принятии к учету документы загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, утратившие фрагменты, склеенные из фрагментов, – если они в силу своего состояния не могут подтвердить факт произведенных расходов или какой-либо обязательный реквизит документа невозможно идентифицировать.
Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку
Наниматель имеет право оформить командировку для подчиненного, постоянно трудящегося в компании на одной должности. Однако данное правило не касается работников, связанных с транспортной деятельностью (например, дальнобойщики или курьеры), а также субъектов, работающих по гражданско-правовому соглашению.
Чтобы направление в деловую поездку было правомерным, работодателю необходимо убедиться, что подчиненный не относится к категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки. Помимо этого, также существуют группы, для которых отправление в командировку правомерно только с их письменного согласия.
Так, к первой категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки, относятся:
- женщины, ожидающие появление ребенка;
- сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность параллельно с обучением;
- работники, которые еще не достигли 18 лет. Исключением являются работники творческого профиля, а также спортсмены;
- субъекты, трудоустроенные в фирме на основании гражданско-правового соглашения.
Ко второй категории сотрудников, направление в командировку которых возможно только с их письменного согласия, относятся:
- матери детей, которым еще не исполнилось 3 года;
- родители-одиночки, чьим детям не исполнилось 5 лет;
- родители, опекуны и усыновители несовершеннолетних инвалидов;
- субъекты, которые осуществляют уход за родственниками, основываясь на медицинском предписании.
Процедура оформления командировки
При организации поездок для выполнения рабочих задач необходимо учитывать требования действующего законодательства. Ряд сотрудников можно командировать только при их письменном согласии. В эту категорию входят:
-
одинокие родители до достижения детьми 5 лет;
-
работники с детьми-инвалидами;
-
сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками (при наличии медицинского заключения);
-
матери до достижения детьми 3-х лет.
В ст. 268 ТК РФ утвержден перечень лиц, которых нельзя направлять в служебные командировки. Закон обеспечивает соблюдение прав:
-
беременных женщин;
-
несовершеннолетних граждан, за исключением спортсменов и лиц творческих профессий;
-
«внештатников»;
-
сотрудников, оформленных по ученическому договору.
…по вопросу оформления командировочного удостоверения
Раньше, как того требовал п. 2 Инструкции N 62, при направлении работника в командировку ему обязательно выписывалось командировочное удостоверение. Ведь именно оно позволяет определить точный срок командировки, а значит — рассчитать размер суточных. Хотя при заграничных командировках роль командировочного удостоверения выполняют отметки пограничников в загранпаспорте работника. Однако, следуя букве закона, налоговики могли проявить формальный подход к делу и не признать в целях налогообложения суточные по поездке, не подтвержденной командировочным удостоверением. Раз такое удостоверение необходимо — будьте любезны его оформить. А нет бумажки — нет документального оформления операции (ст. 252 НК РФ).
Теперь командировочное удостоверение обязательно лишь при командировках по России и в страны СНГ, с которыми у России подписаны межправительственные соглашения о безвизовых перемещениях между странами. Если же работник направляется в поездку за границу, то командировочное удостоверение можно не оформлять (п. 15 Положения N 749).
Документальное оформление расходов на командировки
После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.
| 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | |
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 10 000 | 27 100 |
| 17 100 |
Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Дт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 17 100 руб.
Кт50 «Касса» 17 100 руб.
Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» быть не должно.
| 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | |
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 17 100 | |
| 27 100 | 27 100 |
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.
Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.
По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).
По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».
Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.
Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.
Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.