Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения табеля учета рабочего времени в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.
Формы и порядок заполнения
В 2023 году, как и ранее, допускается ведение документа в произвольной или утвержденной унифицированной форме:
- Т-12. Считается универсальным табелем, в котором работодатель отражает учет рабочего времени, а также проводит расчеты по оплате труда персонала (соответственно раздел 1 и 2).
В случае, когда на предприятии расчет заработной платы осуществляется отдельно, заполнение второго раздела не требуется.
- Т-13. Предназначена только для автоматизированного учета времени работы без расчета заработка сотрудников. Применяется в организациях, на входе в которые установлены специальные турникеты, считывающие информацию о приходе/уходе трудящихся.
- ОКУД 0504421. Эта форма, утвержденная Министерством финансов РФ в 2015 году, используется для учета времени работы сотрудников органов государственной власти, казенных предприятий и муниципальных учреждений.
Табель ведется уполномоченным лицом в одном экземпляре в электронном и бумажном виде. Его подписывает ответственный сотрудник, руководитель подразделения и кадровик. Далее форму необходимо направить в бухгалтерию для расчета заработной платы отдельно по каждому трудящемуся.
Программы для ведения учета рабочего времени
Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:
- о присутствии работников на местах;
- времени прихода и ухода;
- периоде работы и отдыха и т. д.
Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2022 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.
Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:
Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.
Этап 2. Расставляем нужные формулы:
- для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
- для суммирования часов — функцию СУММ.
Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:
|
Присутствие |
|
|
РВ |
Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день |
|
ВМ |
Вахтовые |
|
С |
Сверхурочные |
|
Командировки, профессиональные курсы |
|
|
К |
Служебная поездка |
|
ПК |
Обучение без отрыва от производства |
|
ПМ |
Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда |
|
Отсутствие на месте |
|
|
ПР |
Прогул |
|
Б |
Больничный |
|
Т |
Неоплачиваемый больничный |
|
ПВ |
Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения |
|
НС |
Режим неполной смены |
|
ЛЧ |
Сокр. день |
|
Г |
Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности) |
|
В |
Выходные или праздники |
|
НН |
Причина не выяснена |
|
ОВ |
Доп. выходной (оплачивается) |
|
НВ |
Доп. выходной (не оплачивается) |
|
РП |
Простой, спровоцированный начальством |
|
ВП |
Простой, спровоцированный сотрудником |
|
НП |
Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать) |
|
ЗБ |
Забастовка |
|
НО |
Отстранение с сохранением ЗП |
|
НБ |
Неоплачиваемое отстранение |
|
НЗ |
Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП |
|
Цифровые коды оплаты труда |
|
|
2000 |
Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть) |
|
2010 |
Деньги, предусмотренные ГПД |
|
2300 |
Выплаты по больничному особие в связи с больничным |
Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД
Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.
Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.
Для чего нужен упрощенный вариант
Исходя из постановления Госкомстата, задачами ведения табеля Т12 являются:
- Учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций. Эта информация необходима для бухгалтеров и расчета объёма заработной платы.
- Данные табеля будут интересны для представителей налоговых организаций. Если, к примеру, сотрудниками ведомства в рамках проверки было выявлено, что заработная плата сотруднику назначается за дни прогула, это станет поводом для разбирательства. Так как подобная практика ведёт к фиктивному росту расходов предприятия, а вместе с тем, к снижению размера налогооблагаемой базы. Фирму могут обвинить в нарушении правовых норм и обязать заплатить штраф, равный до 40% от скрытой суммы. А также заставить выплатить государству сумму удержанного налога плюс пени.
- Ведения формы Т12 может быть интересно ФСС. Данные, указанные в бланке являются основанием для расчета размеров пособий.
- Также информация табеля является основанием для защиты интересов сотрудника в суде и в трудовой инспекции. Если факт нарушения прав работника будет подтверждён, то фирму ждёт крупный жираф, а за повторное нарушение постановление деятельности.
- Контроль за соблюдением распорядка в фирме и разработка статистики. В том числе отчета по форме П-4.
Нормами права не установлена ответственность за отсутствие в кадровом менеджменте практики ведения табеля учёта рабочего времени. При этом, подобная ситуация все равно является правонарушением и влечёт административное наказание. Размер штрафа регламентирован статьёй 5.27:
- для должностных лиц размер варьируется от 1 до 5 тысяч рублей;
- для юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.
На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.
И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 категории сотрудников, которым это нужно и 3 варианта бланка
Табель учета рабочего времени – это акт, содержащий информацию о том, как каждый из тех, кто работает на предприятии соблюдает рабочий режим.
Сюда же вносятся любые отклонения от трудового графика.
Заполнение табеля рабочего времени по образцу необходимо:
-
бухгалтерии компании для того, чтобы правильно начислить заработную плату и другие выплаты (больничные, отпускные, премии, командировочные и т.д.)
Но не всегда все так радужно!
Иногда богиням калькулятора и программы 1С приходиться рассчитывать сумму штрафа для прогульщиков и тех, кто вечно опаздывает.
Такова жизнь!
- кадровикам для принятия «судьбоносных» решений о поощрении особо отличившихся или устрашения разгильдяев (например, составления приказа о вынесении выговора);
-
«продвинутому» руководству для принятия верных управленческих решений.
Может, стоить все таки отправить на заслуженный отдых Марию Степановну, которая умудряется по 7 раз в год уходить на больничный?
Какой образец для подражания она подает корпоративной молодежи?
Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.
При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.
Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.
Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.
Выходные и праздничные дни в табеле
Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
В связи с ситуацией с COVID-19 и второй волной рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.
Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с вопросами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то можно использовать код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.
Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или за свой счет, то ставьте другой, соответствующий ситуации, код.
Самые распространенные коды, которые применяются при составлении табеля
При составлении табеля используются общепринятые обозначения, которые понятны всем работникам, работающим с кадрами организации. Таких обозначений достаточно много, они касаются различных аспектов деятельности сотрудников. Приведем самые распространенные из них в таблице.
| Код | Расшифровка |
| Я | Этот код ставится, когда работник выходит на обычную рабочую смену |
|
В |
Так обозначаются нерабочие дни – выходные и праздники |
| С | Код обозначает время сверхурочных работ |
| К | Так отражается командировка |
| ОТ | Ежегодный отпуск |
| Р | Отражение отпуска по беременности и родам |
| Б | В случае, если сотрудник взял больничный лист, проставляется этот код |
| НР | Если сотрудник решил прогулять, то в этот день проставляется такой код |
| НН | Код проставляется в том случае, если работник не вышел на работу и не объяснил причину |
Кроме этих кодов используются еще коды для обозначения различного вида отпусков и других случаев невыхода на работу. В случае необходимости, можно ввести свои коды, обозначающие явки и неявки работников.
Ответственность за нарушения, связанные с табелем учета рабочего времени
Табель является первичным документом. За нарушения, касающиеся работы с табелем, предусмотрена ответственность. Согласно статье 5.27 КоАП, если табель отсутствует, то наступает ответственность.
| На кого налагается ответственность | Сумма штрафа |
| Должностные лица | 1000-5000 рублей |
| Организации | 30000-50000 рублей |
| Если допущены ошибки | В этом случае решается был ли умысел. Ответственность своя в каждом конкретном случае |
Расшифровка самых распространенных
Для обозначения рабочих событий используется буквенная и цифровая кодировки. Их расшифровку можно найти на титульном листе ведомости формы Т-12. Предприятие самостоятельно выбирает, какая кодировка удобней для использования – буквенная или цифровая.
Не все коды постоянно требуются для заполнения табеля. Но некоторые, наиболее часто используемые, табельщик должен знать наизусть, чтобы избежать ошибок в заполнении граф:
| Цифровой шифр | Буквенный шифр | Значение | Примечание |
|---|---|---|---|
| 01 | Я | Явка в дневное время | Используется для обозначения фактического присутствия работника |
| 02 | Н | Явка в ночное время | Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра |
| 03 | РВ | Явка в праздничное время | Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утвержденному графику, являются праздничными |
| 04 | С | Сверхурочные часы | При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считаться сверхурочным периодом |
| 06 | К | Период командировки | Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации |
| 09 | ОТ | Период отпуска | Указывается время нахождения сотрудника отпуске |
| 10 | ОД | Период дополнительного отпуска | Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством |
| 14 | Р | Время пребывания в отпуске по беременности и родам | При наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период |
| 15 | ОЖ | Время декретного отпуска | Проставляется женщинам изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребенком до трех лет |
| 18 | ДБ | Период отпуска за свой счет | Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы |
| 19 | Б | Период болезни | Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа |
| 20 | Т | Время нетрудоспособности без оплаты | Факт болезни подтвержден справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного |
| 26 | В | Дни выходных или праздников | Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие не работает |
| 30 | НН | Не явка на рабочее место без объяснения причины | Обычно временное обозначение, когда непонятна причина не явки сотрудника. После объяснения причины, буквенное обозначение может измениться |
Любые данные должны быть подтверждены первичными документами: больничным листом, приказом на предоставление отпуска или отправку в командировку и подобное.
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
- какой вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
|
ОТ |
очередной оплачиваемый отпуск |
|
ОД |
дополнительный оплачиваемый |
|
ДО |
административный (без сохранения ЗП) |
|
У |
учебный с сохранением ЗП |
|
УВ |
учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
|
УД |
учебный без сохранения ЗП |
|
Р |
по беременности и родам |
|
ОЖ |
по уходу за ребенком до 3 лет |
|
ОЗ |
без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
|
ДБ |
дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.