Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения банковских выписок и платежных поручений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Что относится к данной категории
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
- кассовый чек. Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
- товарный чек (или товарная накладная). Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров;
- платежное поручение. Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов;
- платежное требование. Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары;
- бланк строгой отчетности. Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.
Предназначение банковских выписок и платежных поручений
Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.
Платежные поручения (или ПП) являются документами, на основании которых банковская организация обязана перевести денежные средства клиента определенному лицу. В ПП указываются реквизиты плательщика и получателя, а также сумма, которая должна списаться со счета распорядителя.
Банковские выписки подтверждают, что платежные поручения клиента были выполнены. Кроме того, оба документа нередко запрашиваются налоговыми органами при проведении проверок.
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски). на Электронная подписка за 8400 руб. Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Новый срок хранения бухгалтерских документов в 2021 году:таблица
В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения бухгалтерских документов.
Сколько времени хранить в организации документы бухгалтерского учета и отчетности, определяет п. 4.1 раздела II упомянутого приказа.
Все новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2021 года представлены далее в таблице.
| Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет (1) | |
| Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки): | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет (1) | |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности | 5 лет | – |
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | – |
| Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: | (1) В других организациях – До минования надобности (2) При отсутствии годовых – Постоянно |
|
| а) сводные годовые, годовые; | Постоянно (1) | |
| б) квартальные; | 5 лет (2) | |
| в) месячные | 1 год | |
| Отчеты об исполнении смет: | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) сводные годовые; | Постоянно | |
| б) годовые; | Постоянно | |
| в) квартальные | 5 лет (1) | |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовые; | Постоянно | |
| б) полугодовые, квартальные | 5 лет (1) | |
| Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): | – | |
| а) годовая; | До ликвидации организации | |
| б) промежуточная | 5 лет | |
| Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет (1) | (1) При условии проведения проверки |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет (1) | (1) При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (это новое правило с 18.02.2020 ) |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Постоянно | – |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица | 5 лет (1) | (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | 5 лет (1) | (1) После смены материально ответственного лица |
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет | – |
| Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности: | – | |
| а) по месту разработки и (или) утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг | 5 лет (1) | (1) При условии проведения внешней проверки качества работы |
| Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (2) При условии проведения внешней проверки качества работы (3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет (1) | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (1) (2) (3) | |
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: | (1) Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – Постоянно (2) При условии проведения внешней проверки качества работы |
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет (1) | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (2) | |
| Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах | 10 лет (1) | (1) После возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 лет | – |
| Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета | 5 лет | – |
| Переписка по вопросам оказания платных услуг | 5 лет | – |
| Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 лет | – |
| Журналы, базы данных учета: | – | |
| а) ценных бумаг; | До ликвидации организации | |
| б) расчетов с организациями; | 5 лет | |
| в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); | 5 лет | |
| г) депонентов по депозитным суммам; | 5 лет | |
| д) доверенностей; | 5 лет | |
| е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; | 5 лет | |
| ж) расчетов с подотчетными лицами; | 5 лет | |
| з) исполнительных листов | 5 лет |
Срок хранения кассовых и банковских документов
Налоговый кодекс РФ говорит, что документы, содержащие налоговый и бухгалтерский учет, хранятся 5 лет. Доходы и расходы организации отражаются в документах, срок хранения которых также составляет 5 лет.
Сроки хранения банковских документов:
- чековая книжка – 5 лет;
- выписка из банка по счету организации – 5 лет;
- платежные поручения – 5 лет;
- переводные требования – 5 лет;
- извещения банков – 5 лет.
Сроки хранения кассовых документов:
- приходные, расходные кассовые ордера – 5 лет;
- кассовая книга – 5 лет;
- журнал кассира-операциониста – 5 лет;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – 5 лет;
- авансовый отчет – 5 лет.
Перечень типовых управленческих документов также определяет период хранения кассовых документов, который составляет 5 лет.
При нарушении данных требований на организацию могут быть наложены административные санкции:
- административный штраф в размере 5-10 тыс. руб., который выплачивает должностное лицо (повторное нарушение наказывается штрафом от 10 до 20 тыс. руб.);
- штраф для граждан – от 200 до 300 руб., для должностных лиц штраф выписывается в размере 300-500 руб.
Печатать выписки или можно хранить их в электронном виде? Однозначного ответа до сих пор нет, как и нет закона, который запрещал бы компаниям хранить сведения по счету в электронном виде.
В законе «О Бухгалтерском учете» наоборот указано, что первичные документы можно хранить на компьютере.
Но что лучше: электронная или бумажная выписка? В пользу электронного документа свидетельствуют некоторые тенденции:
- некоторые банки оказывают услуги дистанционно и могут направлять информацию по счету через интернет;
- компаниям с несколькими счетами проще систематизировать информацию и хранить ее на компьютере, чем размножать кипы бумаг в архиве;
- для хранения бумажных отчетов потребуется их сшить и подготовить опись, а электронный документ только сохранить в папке.
Компании, делающие выбор в пользу электронного документооборота, должны помнить о безопасности. Нельзя хранить сведения на сторонних серверах или в облачном хранилище. В этом случае информация может попасть к злоумышленнику. Лучше купить отдельный электронный носитель, на который будет посещен архив.
Срок хранения банковских документов в организации
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности(об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) Переписка о выдаче и возврате ссуд 5 лет Документы (справки, акты, обязательства, переписка)о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях 5 лет Гарантийные письма 5 лет Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,оценке стоимости имущества организации Постоянно Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,приеме-передаче векселей Постоянно Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) 5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения первичные документы и приложенияк ним, зафиксировавшие фактсовершения хозяйственной операциии явившиеся основанием длябухгалтерских записей (кассовые,банковские документы, корешкибанковских чековых книжек,ордера, табели, извещения банкови переводные требования, акты оприеме, сдаче, списании имуществаи материалов, квитанции, корешкик ним, счета-фактуры, накладныеи авансовые отчеты и др.).Документы о приеме выполненныхработ (акты, справки) 5 лет при условии завершения ревизии (проверки).
Срок хранения платежных поручений в организации
Насчет хранения платежных поручений разночтения нет. Эксперты сходятся во мнении, что они соответствуют понятию первичных банковских документов, которые упомянуты в п. 362 Приказа Минкультуры РФ № 558 – со сроком хранения не менее пяти лет. В отличие от банковской выписки, где отражены действия банка, в ПП выражена воля клиента, решившего определенным образом распорядиться своими денежными средствами. Этот документ является основанием для их списания, а БВ лишь подтверждает, что оно было произведено.
Для полной палитры мнений следует сослаться на письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/72657 от 06.12.2016. В заключительном абзаце говорится, что и платежные поручения, и банковские выписки ведомство считает первичными учетными документами. Как уже отмечалось, это означает, что срок хранения платежных поручений и выписок по движению средств на расчетном счете составляет минимум 5 лет. Ведомственные письма не являются нормативными правовыми актами, а лишь излагают позицию государственного органа по тому или иному вопросу. Но ее можно учесть, готовясь к визиту налоговых инспекторов.
Что относится к данной категории
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
-
кассовый чек.
Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД); -
товарный чек (или товарная накладная).
Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров; -
платежное поручение.
Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов; -
платежное требование.
Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары; -
бланк строгой отчетности.
Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.
Таблица со сроками хранения документов в организации
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
| Наименование документа | Срок | Пункт Перечня* |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | 351 |
| Квартальная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно | 351 |
| Месячная бухгалтерская отчетность | 1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно | 351 |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним | Постоянно | 353 |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности | 5 лет | 354 |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
1) годовые 2) полугодовые, квартальные |
Постоянно
5 лет |
357 |
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет | 360 |
| Регистры бухгалтерского учета | 5 лет — при условии проведения проверки | 361 |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) | 5 лет — при условии проведения проверки | 362 |
| Счета-фактур, декларации, расчеты | 4 года | 368 |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет после замены новыми | 380 |
| Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 лет | 387 |
| Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет | 410 |
| Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) | 5 лет — при условии проведения проверки | 427 |
| Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно | 427 , 428 |
| Книги, журналы, карточки учета основных средств | 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества | Постоянно | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет — при условии проведения проверки | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц | 5 лет | 459 |
Документы по личному составу, созданные до 2003 года К таким документам относятся:
|
Не менее 75 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
| Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года | Не менее 50 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.
Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.
Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.
Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
- записи о трудовой дисциплине;
- 5 лет:
- акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
- выписки по улучшению условий и охраны труда;
- документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
- данные о командировках;
- 75 лет:
- характеристики и личные карточки сотрудников;
- трудовые договоры работников;
- 50 лет (до востребования владельцем):
- личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
- Постоянно:
- коллективные договоры;
- личные дела руководителей.
Бухгалтерские документы(IV) К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.
Банковские выписки: как их хранить
- �
- �
В блогах «Клерка» бухгалтеры дискуссируют на тему хранения банковских выписок и платежек. Кто-то распечатывает абсолютно все – выписки, входящие и исходящие платежки и всю эту гору бумаг хранит несколько лет. Кто-то печатает только выписки, а приложения к ним хранит в электронном виде в формате pdf.
Кто-то вообще ничего не печатает, а лишь сохраняет в виде файла. А кто-то легкомысленно полагается на интернет-банк, откуда при необходимости можно извлечь информацию, поэтому не распечатывает и не сохраняет в электронном виде.
«Клерк» решил провести опрос на эту тему, в котором приглашаем вас принять участие. Никак. Интернет-банк всегда под рукой. Надо будет – распечатаю или выгружу 19%252 голоса Выгружаю в файл и храню в электронном виде 13.5%179 голосов Распечатываю и храню в бумажном виде 47.9%635 голосов Выписки распечатываю, а платежки сохраняю в файл 19.7%261 голос Ключевые слова: , Источник: «».
Мнения Добавить
- Цитировать
Люди которым это нравится Закрыть Короче, безнал через банк не пробивается до 01.07.2019.
Наконец-то додумались. Эти индексации видимо связаны с ростом недовольства повышения пенсионного возраста, дабы сни. Помните, как накопления в Сбере сгорели в 90-х у всей страны?Если даже не случится сей проблемы, .
А потом есть любителя терять карты и менять, сиди только этим и занимайся вбивай данные по картам. Надо все закопировать,что обещали и что стало, потом нарезку сделать)) Вообще набрали клоунов как.
Уничтожение документов
Может показаться, что проще хранить свои записи вечно, чем тратить время на их систематизацию. Однако это не лучшая идея, в первую очередь из-за того, что их могут заполучить кражи личных данных.
Документы, которые следует измельчить, включают следующее:
- Выписки по кредитной карте: храните их в течение 60 дней, если они не включают налоговые расходы. В таких случаях храните их не менее трех лет.
- Платежные квитанции: сопоставьте их с вашим W-2 один раз в год, а затем измельчите.
- Счета за коммунальные услуги: держите их не более одного года.
- Налоговые декларации и налоговые квитанции: как и выписки по кредитной карте, связанные с налогами, храните их не менее трех лет.
- Полисы страхования дома и автомобиля: уничтожьте старые при получении новых полисов.
- Выписки по ипотеке и благоустройству дома: уничтожьте их при продаже дома.