Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.
Отказ от добровольного возврата
Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.
Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.
Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.
Когда переплату удержать нельзя
В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:
- переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
- работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.
В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:
- справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
- справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
- ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
- документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).
Как производится удержание из зарплаты излишне выплаченных сумм
В случае выявления неотработанного аванса работодателю достаточно издать приказ на удержание переплаты. В данном приказе фиксируются:
- Причины возникновения переплаты (в связи с обнаружением неотработанного аванса).
- Сумма переплаты.
- Распоряжение об удержании данной суммы, адресованное главному бухгалтеру.
Если письменное согласие требуется, то его необходимо у работника запросить. В этих целях могут быть применены:
- акт сверки, в котором указана сумма переплаты (подписывается работодателем и работником);
- уведомление работнику о необходимости дать согласие на списание переплаты (на нем работник может написать: «Даю согласие»).
На основании полученного письменного согласия работодатель издает приказ об удержании из заработной платы излишне выплаченных сумм. В нем необходимо привести ссылку на документ, отражающий факт согласия работника на возврат излишне выплаченных сумм зарплаты.
Скачать образец приказа об удержании излишне уплаченных сумм можно у нас.
Ошибка по вине сотрудника
Необходимо отметить, что излишне начисленная и выплаченная зарплата расценивается как материальный ущерб, причиненный работодателю. В связи с этим руководство организации имеет полное право взыскать сумму переплаты с бухгалтера, который допустил ошибку (статья 238 ТК РФ).
Большую роль играет договор о полной материальной ответственности, заключенный с сотрудником, допустившим оплошность. В данном случае работодатель сможет удержать сумму ущерба в полном размере. Однако в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. № 85, такое соглашение может быть заключено только с кассиром.
Если же переплата произошла по вине бухгалтера, то тогда он понесет материальную ответственность только в рамках своей среднемесячной зарплаты (статья 241 ТК РФ).
Как отразить возврат в бухгалтерском учете
При добровольном согласии сотрудника, погашение задолженности осуществляется двумя способами: внесение денег в кассу и удержание средств. В последнем случае реализуется возврат только 20% суммы зарплаты работника.
В учете такое удержание оформляется по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат», а также совершаются обычные записи, которые указаны в инструкциях №162н, 174н, 183н.
Компания может вернуть переплаченную сумму только в определенных случаях. При отказе работника сотрудничать, она может обратиться в суд. Действия учреждения должны проходить строго по указанному в законах порядку возмещения, иначе служащий потребует компенсации за неправомерные действия со стороны руководства.
Из этого видео вы узнаете об удержаниях из заработной платы сотрудника.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Причины переплаты зарплаты или пособия
Возможных причин перечисления работнику лишних денег несколько. Разделить их можно на две группы: ошибки при начислении и умышленные действия самого работника.
К первой группе относят технические сбои в программном обеспечении, счетные ошибки, неправильное толкование НПА. Например, сбой ПО при передаче платежного поручения на зачисление заработной платы на счета работников привел к удвоению сумм выплаты.
Счетной ошибкой считается только неправильное арифметическое действие (Определение ВС РФ N 59-В11-17).
Пример: бухгалтер сложил 55 000 и 39 000 и получил сумму в 97 000. Это счетная ошибка. Описки, ввод неверных данных в программу расчета, ошибки бухгалтера при применении размера надбавок к счетным ошибкам не относятся.
Вторая группа причин включает в себя невыполнение норм выработки, простои по вине работника, предоставление ложных сведений для увеличения суммы выплаты.
Например: для расчета больничного работник умышленно предоставил не соответствующие действительности сведения о заработной плате на предыдущем месте работы.
Важно: при возникновении подозрений на умысел в действиях работника, работодатель обязан их доказать. Признать действия работника умышленными может орган, рассматривающий индивидуальные трудовые споры или суд.
- Зарплата может быть переплачена работнику и по техническим причинам, и по «человеческим».
- Если ошибка допущена в начислении заработной платы, необходимо провести сторнирование начислений по счету, по которому прошла излишняя сумма дохода. Как правило, сторнирование зарплаты влечет за собой сторнирование подоходного налога, а также страховых взносов.
- Если ошибка допущена при перечислении денег работнику, сторнирование не требуется.
- Мирное разрешение вопроса переплаты возможно при наличии письменного согласия работника на удержание из зарплаты излишне выплаченной ему суммы или внесении им денег в кассу или на расчетный счет компании-работодателя.
- При отказе сотрудника от добровольного внесения денег или удержания из зарплаты работодатель вправе обратиться в суд.
Возврат денег при наличии несчетной ошибки
В том случае, когда бухгалтер не знает или некорректно применяет нормы законодательства на практике, либо задваивает выплаты, ошибка является несчетной.
Приведем простой пример. Бухгалтер «забыла» применить вычет на ребенка, в результате чего с работника удержано больше НДФЛ, чем требовалось. Такая же ситуация складывается и в том случае, когда, например, два раза начисляются одни и те же суммы дохода.
В подобных случаях ни о каких арифметических ошибках речь не идет. Здесь вина бухгалтера в чистом виде. Исправить такую ошибку весьма проблематично и не всегда возможно.
В случае возникновения несчетной ошибки работодатель уведомляет сотрудника об этом в письменном виде. Далее все зависит от решения работника. В случае, если работник согласится вернуть излишнюю сумму, никаких особых проблем не возникает. Однако сотрудник может и не согласиться. В этом случае взыскать излишне перечисленные средства не удастся даже через суд. Исключение обычно делается только в случае, когда зарплата за один и тот же период выдана дважды. Работодателю в суде придется доказывать, что получая сумму второй раз, сотрудник осознанно намеревался получить не причитающиеся ему деньги. В этом случае доказательством правоты организации могут служить документы о начислениях по данному работнику, а также те бумаги, которые подтвердят, что заработок за указанный период уже выплачивался.
Если работник отказывается возвращать излишки, то на эту сумму должен быть начислен НДФЛ.
Ошибки и вопросы по теме
Вопрос
В случае, когда сумму переплаты вернуть не представляется возможным, можно ли взыскать эти средства с виновного бухгалтера?
Ущерб, который нанесен организации – работодателю регулируется статьей 248 ТК РФ. В этой ситуации определяющим фактором является наличие договора о материальной ответственности. Если размер ущерба определен и он не превышает среднемесячный заработок виновника, то сумма удерживается на основании приказ руководства. Если величина ущерба превысит среднемесячный доход или будет пропущен срок взыскания, то получить его можно либо с согласия работника, либо через суд.
Ошибка
Бухгалтер совершила ошибку при начислении отпускных выплат работнику. Позднее ошибка была обнаружена, работник дал свое согласие на возврат переплаченной ему суммы. Удержание было произведено при выплате ближайшей зарплаты, в полной сумме, что составило более 20% выплаченных средств. Такие действия неправомерны и ошибочны, поскольку максимальный процент удержания в таком случае составляет 20%.
При расчете заработной платы и связанных с ней выплат бухгалтер должен быть очень внимателен. При ошибочной выплате работнику излишних сумм вернуть их бывает достаточно сложно, а в некоторых случаях невозможно, при этом бухгалтер лично может быть наказан рублем. Тем не менее, при возникновении подобной ситуации добросовестный работник, заинтересованный в поддержании нормальных отношений с работодателем не захочет пойти на конфликт и компромисс между сторонами будет достигнут.
Из зарплатыст. 129 ТК РФ работника разрешено удерживатьст. 137 ТК РФ:
- отпускные за неотработанные дни отпуска. Такая задолженность может возникнуть при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Вы можете удержать долг работника из причитающихся ему «увольнительных» выплат. Правда, при увольнении по некоторым основаниям переплаченные отпускные удерживать нельзяст. 137 ТК РФ. Например, при увольнении:
— в связи с сокращением штата или численности работниковп. 2 ст. 81 ТК РФ;
— отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или отсутствием у работодателя соответствующей работып. 8 ст. 77 ТК РФ;
— призывом на военную службуп. 1 ст. 83 ТК РФ;
— восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работуп. 2 ст. 83 ТК РФ;
- неотработанные авансы в счет зарплаты. Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
- неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы, в том числе выданные при направлении в служебную командировкуПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ;
- выплаты при невыполнении норм труда или простоестатьи 155, 157 ТК РФ. Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработкеОпределение Московского облсуда от 15.12.2011 № 33-25895;
- суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки. Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними. Так же считают и специалисты Роструда.
Что такое счетная ошибка?
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Согласно разъяснениям сотрудников Роструда счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (Письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Для более наглядного понимания того, что признается счетной ошибкой, а что нет, приведем таблицу (перечень ошибок, представленных в ней, не является исчерпывающим).
|
Счетные ошибки |
Не счетные ошибки |
|---|---|
|
Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы. Примечание: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17) |
Неправильное применение норм законодательства, например: – оплата отпуска большей продолжительности; – оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере. Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе: – выплата премии в большем размере; – начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику |
|
Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы. Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика: – сбой компьютерной программы – это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012); – сбой программы – не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013) |
Получение работником заработной платы: – дважды; – в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных. Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными |
Удержание излишне выплаченной заработной платы
Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы. Каким образом исправить ситуацию, и какими бухгалтерскими записями оформить удержание переплаты, расскажет эта статья.
Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка. Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:
- если результатом чрезмерной выплаты стала счетная ошибка, т.е. допущенная при арифметических подсчетах;
- если зарплата рассчитана на основании документов, подтверждающих выполнение плановых заданий, а затем доказано (комиссией по трудовым спорам или судом) невыполнение норм труда или нахождение в простое;
- если переплата зарплаты была вызвана незаконными действиями сотрудника, к примеру, подачей документов на стандартные вычеты НДФЛ, которые ему не полагаются, что также потребует соответствующего судебного решения.
В других случаях излишне выданную сумму заработка удержать с сотрудника невозможно. Вернуть ее можно только на основании письменного согласия на удержание. Бухгалтеру это обстоятельство следует учитывать.
Надо заметить, что большинство подобных ситуаций разрешаются в мирном ключе, и сотрудник, получивший сумму, превышающую полагающийся заработок, дает разрешение на удержание.
Мы же рассмотрим техническую сторону проблемы и приведем примеры корректировочных проводок.
Можно ли взыскать переплату с виновного бухгалтера
У работодателя есть возможность привлечения к материальной ответственности бухгалтера, поскольку в результате его некорректных действий и невозможности взыскания излишне перечисленных средств с работника организация понесла ущерб.
Здесь возможны 2 варианта:
- Если с бухгалтером подписан договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 ТК РФ, с него взыскивается вся сумма переплаты.
- Если договор о материальной ответственности с бухгалтером не заключен, то ущерб с него взыскивается в порядке ст. 238 ТК РФ в пределах одной среднемесячной зарплаты.
Как указывается в письме Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, материальная ответственность возможна только при совпадении следующих условий:
- противоправного деяния;
- причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
- виновного отношения к содеянному.
Рассмотрим какие ошибки могут считаться счетными, а какие нет:
| Счетные ошибки | Несчетные ошибки |
| В бухгалтерскую программу были введены неверные исходные данные, например, оклад, дату трудоустройства, дату увольнения, процент для начисления премии и др.; Сбой бухгалтерской программы, в результате чего заработная плата была рассчитана неверно; При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы |
За один расчетный период зарплата была перечислена дважды; Работнику перечислили зарплату на карту, а он ее получил в кассе; Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно; При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты; Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм; При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника; Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился; По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным |