Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Печать на приказах ставить или нет в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Состав реквизитов приказа
Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
- наименование должности,
- структурного подразделения и
- электронного адреса исполнителя.
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Нужно ли ставить печать на приказах?
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Здесь следует учитывать о какой именно печати идет речь. Вот например факсимиле, штамп «Копия верна», нумерация страниц документа может ставиться по желанию где угодно. Условия проставления оттиска основной печати конкретно законодательством не оговариваются. Но по некоторым актам можно понять, нужно ли ставить печать на приказах. В частности в соответствии с ГОСТ, оттиск является заверкой подлинности подписи должностного лица. Соответственно, если подтверждение подписи на приказе требуется, то отпечаток ставят. Но в какой компании будут сомневаться в подлинности подписи руководителя на приказе? Если отталкиваться от типовых должностных инструкций, то в них тоже нет информации о необходимости ставить печать на приказах. Необходимым атрибутом таких документов является подпись должностного лица, издавшего приказ.
Немного об использовании и хранении
У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.
Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.
Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.
Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.
Какой должна быть печать
Законодательство не устанавливает обязательные требования к печати организации. В предыдущей редакции статьи 2 закона об обществах с ограниченной ответственностью говорилось только про наличие в реквизитах полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (населённый пункт) ООО. Сейчас же формулировка сокращена до «…печать, штампы и бланки со своим наименованием». Так что, можно считать, что никаких официальных требований к форме и реквизитам штампов коммерческих структур не существует.
Однако, если посмотреть, как выглядят оттиски на документах разных фирм, можно увидеть их явное сходство между собой: по размеру и содержащейся информации. Оно вызвано тем, что профессиональные изготовители часть клише разрабатывают по ГОСТ Р 51511–2001, предназначенного для гербовых изображений. Соответственно, оборудование и стандарты работы для них применялись и для коммерческих заказчиков.
Важно: размещать герб РФ вправе только определённый круг лиц: федеральные органы власти; государственные органы, организации, учреждения; органы ЗАГСА.
Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:
- круглый — окружность диаметром 38-42 мм;
- треугольный – равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм;
- прямоугольный — прямоугольник со сторонами размером от 35-50 мм до 70-100 мм.
Относительно информации, обязательной для указания на клише юридических лиц, приводились такие требования:
- полное наименование на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
- местонахождение (населённый пункт);
- номер государственной регистрации.
Угловые штампы, кроме того, должны содержать полный юридический адрес и номер телефона. В добровольном порядке указывалось также наименование предприятия на языке народов Российской Федерации или иностранном языке, а также зарегистрированный товарный знак.
Образец печати ООО, обычный для делового оборота в России, выглядит так.
Печать на приказах не проставляется. Это связано с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который включает вновь принятого работника в организационные связи предприятия. Так, кадровые работники начинают вести на данного работника табель учета рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о приеме. Унифицированная форма приказа о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В принципе кадровые приказы допустимо вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.
Однако не следует забывать, что работник имеет право потребовать копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие от организации, требуют надлежащего заверения, что невозможно без проставления печати.
Как заверять копии кадровых документов
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой, причем эти копии должны быть заверены «надлежащим образом». Рассмотрим, как именно необходимо заверять копии и какими нормативно-правовыми актами при этом следует руководствоваться.
Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись (см. Пример 1):
- ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
- далее указывается должность лица, заверившего копию;
- проставляется его личная подпись;
- делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- указывается дата заверения;
- проставляется печать.
Нужно ли ставить на приказах по личному составу печать организации?
Работодатель вправе разработать собственную форму приказа об увольнении. Однако проще воспользоваться унифицированной формой Т-8 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
С приказом об увольнении по собственному желанию работодатель обязан ознакомить под роспись увольняющегося работника (ст. 80 ТК РФ).
Кроме того, работнику по его требованию выдается копия приказа об увольнении по собственному желанию (ст. 62, 84.1 ТК РФ).
Кстати, если у работодателя нет возможности ознакомить работника с приказом об увольнении или же работник отказывается от ознакомления с ним (что маловероятно при увольнении по собственному желанию), на приказе делается соответствующая запись (ст. 84.1 ТК РФ).
Оформление увольнения – важное действие, поэтому все документы выглядеть должным образом. В связи с этим возникает вопрос: нужна ли печать на приказе об увольнении? Так вот, оттиск печати ставить на приказе об увольнении по собственному желанию (так же, как и на любом другом приказе об увольнении) необязательно. Правда, если руководитель организации хочет заверить свою подпись на приказе печатью, никто не запрещает ему это сделать.
Скажите пожалуйста, нужна ли печать организации на приказе о приеме на работу. на приказе об увольнении и т.п. ? Спасибо.
Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ — обязательно ставить или нет
Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.
Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.
Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.
Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.
Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
- закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
- переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
- личное участие представителя компании в спорных переговорах;
- поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
- получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
- проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
- чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
- чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
- любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в таком случае на предприятии оформляется приказ о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной харатер работы, распоряжение о поездке издавать не надо.
- Что содержит справка 2-НДФЛ
- Требуется ли печать на 2-НДФЛ
- В каких ситуациях нужна печать
- Как правильно поставить печать на новой форме
- Как понять, что справка 2-НДФЛ настоящая
При трудоустройстве нового сотрудника, вам могут потребоваться сведения о нём с предшествующего места работы. Часто для этих целей запрашивается справка 2-НДФЛ.
Раньше по наличию печати можно было без особого труда определить, что документ не является подделкой. Сегодня 2-НДФЛ без печати вызывает некоторые трудности.
Требовать с работника проставить печать на документе вы не имеете права, так как закон об этом умалчивает.
В данном случае можно:
- Предварительно попросить будущего сотрудника взять справку именно с печатью по доброй воле;
- Позвонить по номеру, указанному в документе.
Второй вариант более сложный и потребует немало времени. Необходимо связаться с налоговым агентом и уточнить данные по справке 2-НДФЛ. Ответственный руководитель или бухгалтер будет проверять каждую строчку в документе с целью своевременно заметить ошибку или неверные сведения.
Печать на приказе о приеме на работу ставить не следует
Сразу скажем, что ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на приказах, зависит от того, какие бланки применяет организация. Если используются унифицированные формы приказов по личному составу, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то печать ставить не нужно. Объясняется это тем, что в данных бланках не содержится такого реквизита как печать организации (отдела кадров). Получается, что используя унифицированные бланки, например, №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», печать прикладывать не нужно.
Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.
С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.
Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.
Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.
Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ — обязательно ставить или нет
Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.
Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.
Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.
Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.
Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
- закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
- переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
- личное участие представителя компании в спорных переговорах;
- поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
- получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
- проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
- чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
- чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
- любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в таком случае на предприятии оформляется приказ о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной харатер работы, распоряжение о поездке издавать не надо.
- Что содержит справка 2-НДФЛ
- Требуется ли печать на 2-НДФЛ
- В каких ситуациях нужна печать
- Как правильно поставить печать на новой форме
- Как понять, что справка 2-НДФЛ настоящая
При трудоустройстве нового сотрудника, вам могут потребоваться сведения о нём с предшествующего места работы. Часто для этих целей запрашивается справка 2-НДФЛ.
Раньше по наличию печати можно было без особого труда определить, что документ не является подделкой. Сегодня 2-НДФЛ без печати вызывает некоторые трудности.
Требовать с работника проставить печать на документе вы не имеете права, так как закон об этом умалчивает.
В данном случае можно:
- Предварительно попросить будущего сотрудника взять справку именно с печатью по доброй воле;
- Позвонить по номеру, указанному в документе.
Второй вариант более сложный и потребует немало времени. Необходимо связаться с налоговым агентом и уточнить данные по справке 2-НДФЛ. Ответственный руководитель или бухгалтер будет проверять каждую строчку в документе с целью своевременно заметить ошибку или неверные сведения.
Чтобы и дальше не тратить своё время, задумывайтесь, надо ли ставить печать в каждом конкретном случае. По возможности используйте её перед тем, как отдать справку в руки других сотрудников. Хоть это и не является обязательным, но от лишних забот точно избавит.
При использовании унифицированных форм приказов печать не ставят.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Если организация использует собственную разработанную форму, то проставление печати возможно.
Читайте об отмене печати еще больше по ссылке.
Подробный ответ на данный вопрос имеется в материалах Системы Кадры, представляем его ниже.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Нужно ли на приказах по личному составу ставитьпечать организации или отдела кадров?
Нет, не нужно, за исключением случаев самостоятельно разработанных форм приказовс реквизитом печати.
Унифицированные формы приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение и т. д.), утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат такого реквизита, как печать организации (отдела кадров). Поэтому организациям, использующим унифицированны�� формы приказов по личному составу для кадрового делопроизводства, ставить в них печати не требуется.
Если же организация использует самостоятельно разработанные формы приказов по личному составу, она вправе либо включить в них такой реквизит, как печать организации или отдела кадров, либо отказаться от него. В результате если самостоятельно разработанная форма приказа по личному составу предусматривает проставление печати организации либо ее кадровой службы, то такую печать следуетпроставлять, если нет – то печать не ставится.
Такие выводы следуют из совокупности положений статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Здесь следует учитывать о какой именно печати идет речь. Вот например факсимиле, штамп «Копия верна», нумерация страниц документа может ставиться по желанию где угодно.
Условия проставления оттиска основной печати конкретно законодательством не оговариваются. Но по некоторым актам можно понять, нужно ли ставить печать на приказах. В частности в соответствии с ГОСТ, оттиск является заверкой подлинности подписи должностного лица. Соответственно, если подтверждение подписи на приказе требуется, то отпечаток ставят. Но в какой компании будут сомневаться в подлинности подписи руководителя на приказе?
Если отталкиваться от типовых должностных инструкций, то в них тоже нет информации о необходимости ставить печать на приказах. Необходимым атрибутом таких документов является подпись должностного лица, издавшего приказ.
Таким образом, с точки зрения правил оформления такой документации, печать на приказе не требуется. Но в большинстве организаций оттиск все-таки ставят. Почему?
Причина первая – это добавляет весомости документу. Хотя в данном случае необходимость скорее чисто психологическая.
Причина вторая – удостоверение подлинности подписи должностного лица. В этом нет особой необходимости, но в случае возникновения конфликтной ситуации (нарушение трудовых или правовых норм в приказе, нарушение самого приказа подчиненными) наличие печати на внутренних приказах организации является дополнительным аргументом в споре.
Те должностные лица, которые эти документы издают. То есть, если приказ общий по организации, он издается и заверяется подписью руководителя и круглой печатью организации.
Если документ издается начальником отдела, и в отделе используется своя, внутренняя печать – именно ее и ставят на документе. Пользоваться основной печатью организации в данном случае нельзя. А вот, например, приказ об отпуске, о приеме на работу, назначении на должность или об увольнении, подписывает руководитель компании. И соответственно, ставится основная печать. Как и на других кадровых приказах.
В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.
Оттиск должен быть четким, ярким, но не слишком жирным. Если целостность печати нарушена или она износилась, организация обязана заказать изготовление другого экземпляра. Также новый штамп потребуется, если название или фактический адрес фирмы изменятся. Бумага, заверенная неисправной или недействительной печатью, теряет юридическую силу.
Оттиском удостоверяют документы, подтверждающие права лиц на выполнение определенных должностных обязанностей. Перечень действий, требующих заверения и список печатей, регулирует инструкция. Ее разрабатывает и утверждает руководитель организации. В инструкцию могут входить разделы, содержащие информацию о:
- перечне печатей;
- порядке использования;
- лицах, имеющих право на использование;
- месте хранения;
- перечне подлежащих заверению документов.
Печати находятся на учете и хранятся в запирающихся шкафах или сейфах. Использовать их разрешается только руководителю и работникам, уполномоченным специальным приказом.
Нужно ли ставить печать на приказах ООО?
Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу.
Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, ИНН с регистрационным номером. Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части.
Обычно – там же, где свою подпись ставят директора.
Печать может частично закрывать обозначение должности.
Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой. На документах иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать.
Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях. Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей.
Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа.
Печать на приказе о приеме на работу Т-1
Условия установлены положениями Трудового кодекса РФ. Форма была стандартизирована Постановлением Госкомстата №1 от 05.01. 2004 г. В этом Постановлении приняты две формы, согласно которым составляется приказ о приеме на работу:
- бланк № Т-1, составляемый при приеме на работу одного служащего;
- форма № Т-1а для одновременного приема нескольких человек.
Обе формы просты и удобны для заполнения. Важно знать, что руководитель имеет право вносить изменения в порядок заполнения бланка, который является отчетным первичным документом. Он может дополнительно внести или убрать некоторые поля, но оставить в приказе необходимые реквизиты в соответствии с законодательными актами.
Составляется приказ на основании заключенного трудового договора. Соответственно, сам приказ служит основанием для:
- составления учетной карточки сотрудника (формы бланков N Т-2 или N Т-2ГС (МС);
- записи начале о трудовой деятельности в трудовой книжке;
- открытия лицевого счета в бухгалтерии (форма бланка N Т-54 или N Т-54а);
- присвоения табельного номера.
Составляет документ сотрудник, ответственный за прием работников на предприятии. Важным условием является то, что бланк приказа должен быть заполнен на каждого сотрудника.
Еще одно условие заключается в обязательном ознакомлении работника с текстом приказа. Это необходимо сделать не позднее 3-х дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).
Доказательством совершенных действий служит подпись принятого на работу служащего на бланке.
Нужна ли печать на приказе?
Таким образом, с точки зрения правил оформления такой документации, печать на приказе не требуется. Но в большинстве организаций оттиск все-таки ставят. Почему?
Причина первая – это добавляет весомости документу. Хотя в данном случае необходимость скорее чисто психологическая.
Причина вторая – удостоверение подлинности подписи должностного лица. В этом нет особой необходимости, но в случае возникновения конфликтной ситуации (нарушение трудовых или правовых норм в приказе, нарушение самого приказа подчиненными) наличие печати на внутренних приказах организации является дополнительным аргументом в споре.
Печати и основные понятия
Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.
Печать автомат
Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.
Всего выделяют три основные разновидности печатей:
- простые
- имеющие такое же значение, что и гербовые
- сами разновидности с гербами
Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.