Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кадровый аудит? Каким организациям он нужен и каких результатов позволяет добиться?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.
Типы кадрового аудита
В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:
- Частота проведения:
- плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
- оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
- постоянный – устраивается регулярно;
- «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
- Охват объектов аудита:
- полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
- локализованный – анализ выбранного объекта.
- Способ анализа:
- предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
- системный – используется весь комплекс доступных методов;
- частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
- Уровень исследования:
- стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
- управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
- тактический – проводится кадровыми службами.
- По отношению к компании:
- внутренний – организовывается собственными силами;
- внешний – привлекаются сторонние специалисты.
Итоги аудита персонала
Завершив анализ этой сферы функционирования предприятия, эксперт сделает ряд выводов об успешности его работы и имеющихся перспективах.
— Дефицит и профицит кадров
— Качество управления персоналом на всех этапах
— Тип руководящего стиля и его соответствие задачам
— Микроклимат в коллективе и его влияние на результат
— Потребности в развитии компетенций, повышении квалификации сотрудников.
— Потенциальные возможности для перевода работников на более высокие должности.
— Причины выявленных проблем, ошибок, рисков. Возможности для преодоления имеющихся проблем.
Анализ, аудит и кадровое планирование – это специализация экспертов компании «Проверка Труда». Мы предлагаем клиентам услуги по защите их интересов, в том числе при проведении проверок и после них. Мы знаем, как пройти обязательный кадровый аудит без штрафов и готовы помочь вам в этом!
Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов
Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).
Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них
—-T——————T—————T————————————¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L—+——————+—————+————————————
Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.
Таблица 4
Организационно-кадровый аудит — это экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая систему мероприятий по сбору информации, ее анализу, и оценке на этой основе эффективности деятельности организации, оценке соответствия структурного и кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития, использования кадрового потенциала и регулирования социально-трудовых отношений.
Тем не менее, в любом конкретном случае использование организационно-кадрового аудита имеет целью определение фактической эффективности исследуемых объектов организации, управления персоналом и внесение необходимых корректировок для повышения качества и интенсификации деятельности в соответствии с разработанной методологией и стоящими задачами.
Основными объектами организационно-кадрового аудита являются:
система управления персоналом (СУП) — направления деятельности организации по отношению к персоналу, основные процедуры в рамках системы управления персоналом;
строение организации (ее структура) — организационная структура, состав и функциональная нагрузка подразделений, соотношение и соподчиненность основных элементов, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации;
трудовой (кадровый) потенциал — совокупность трудоспособных работников, имеющая определенную структуру, которые могут трудиться в организации при наличии необходимых организационно-технических условий;
Как отдельный объект организационно-кадрового аудита также можно рассматривать аудит ведения кадровой документации.
Уникальные предложения для наших клиентов по кадровому аудиту:
- Разработка методики внутреннего кадрового аудита. С такой методикой Вы сможете самостоятельно осуществлять текущий контроль кадровой документации и обеспечивать соблюдение законодательства при совершении сложных трудовых процедур.
Методика включает в себя, как правило:
- Полный перечень обязательной для Вашей организации кадровой документации;
- Поэтапный механизм полной и выборочной проверки:
- сфера проверки и рекомендуемая периодичность проверки
- необходимые документы
- критерии их соответствия законодательству
- Блок-схемы по ключевым трудовым процедурам (этапы, сроки, детали, важные нюансы).
Услуги, сопутствующие кадровому аудиту, которые мы готовы предложить на разовой или абонентской основе:
- Устные и письменные консультации по трудовому законодательству.
- Ведение кадрового делопроизводства и учета.
- Представление или разработка шаблонов (проектов) кадровых документов.
- Анализ конкретных документов на соответствие требованиям трудового законодательства.
- Представительство интересов в судах общей юрисдикции и арбитражных судах.
При проведении кадрового аудита возможна проверка расчетов:
- с персоналом по оплате труда
- с персоналом по прочим операциям
- с подотчетными лицами
- с бюджетом по НДФЛ, расчеты с внебюджетными фондами по страховым взносам.
При этом проводится проверка бухгалтерской документации, данных программы, в которой ведется учет заработной платы, налоговых деклараций и расчетов по направлениям:
- исчисление сумм заработной платы работников организации, пособий, отпускных, различного рода компенсаций и выплат;
- исчисление сумм, начисленных в пользу физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ);
- исчисление налогов и сборов с заработной платы работников организации, физических лиц, работающих по договорам ГПХ, ученическим договорам;
- соответствие предоставленных физическим лицам налоговых вычетов и льгот налоговому законодательству РФ;
- правильность сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ (персонифицированный учет);
- правильность сведений о доходах физических лиц, представляемых в налоговый орган;
- оформление командировок, расчет командировочных;
- налоговые риски производимых организацией иных выплат в пользу физических лиц.
На чем фокусируется кадровый аудит
Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:
- Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса: Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
- Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
- Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
- Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
- Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
- Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?
- Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?
- Сколько штатных единиц занято и свободно? Есть ли текучка кадров? Имеется ли резерв? Хватает ли квалификации сотрудников?
Этапы проведения кадрового аудита персонала организации
Эта работа всегда предполагает строгое соблюдение последовательности действий.
1. Подготовка.
На этой стадии нужно прописать цели и задачи анализа, ориентируясь на специфику работы конкретной организации и ее стратегические цели. Эксперты подбирают методики работы, руководитель предприятия издает приказ о проведении аудита.
2. Получение данных.
Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.
3. Обработка данных.
Эксперты систематизируют информацию, анализируют ее и формулируют выводы.
4. Формирование отчета.
В итоговом документе, который получает заказчик, содержится информацию о допущенных ошибках и рекомендации по совершенствованию работы организации в сфере кадров.
Цели кадрового аудита
Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.
Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.
Факторы успеха и прочие трудности
Сама мысль об аудите среди сотрудников вызывает страх. Как правило, он проводится аудитором (сторонним или из числа работников) по запросу высшего руководства, чтобы исследовать и выявить несоответствия между управленческой деятельностью и применяемой политикой или правовыми требованиями. За этим, как правило, следует официальный отчет высшему руководству в письменной форме. В случае нахождения крупного несоответствия рекомендуются действия по его устранению, включая увольнение менеджера-нарушителя.
В данном случае аудиторы выполняют роль «агентов» высшего руководства и, как результат, несут ответственность за проведение экспертизы. Их роль заключается в удовлетворении предустановленных потребностей клиента. Роль целевой аудитории – функционального или исполнительного руководства – скорее, является пассивной. Страх перед увольнением, реальный или воображаемый, тот факт, что выплывшие на поверхность несоответствия могут повлечь за собой торможение или крах карьеры, — сильный мотиватор, который поможет сделать все необходимое, чтобы успешно пройти аудит и произвести впечатление на высшее руководство.
Кроме того, финансовая проверка или аудиторская проверка на соответствие не используется в целях запуска процесса обучения внутри организации, поэтому ее ценность как инструмента для обновления внутри организации ограничена.
Для того чтобы аудит способствовал обучению и совершенствованию организации, целевая аудитория должна быть серьезно вовлечена в процесс аудита и соглашаться с целями и задачами аудита, а точнее, ими «владеть». Более того, достижение реальных рабочих выгод должно быть неотъемлемой задачей аудита.
Как упомянуто выше, предлагаются два конкретных, отдельных, но связанных друг с другом требования к аудиту: (1) выполнение конфиденциальных обязанностей управления и (2) стимулирование и облегчение непрерывного улучшения. Первое, направленное извне, имеет дело с предотвращением проблем; второе, направленное изнутри, сосредоточено на непрерывном совершенствовании.
Этапы аудиторской проверки
Этапы проведения проверки включают не только саму процедуру, но и первичную подготовку, анализ и описание выводов, создание заключения. Всего выделяют 5 ключевых этапов аудита кадров:
- Подготовка. Она характеризуется сбором предварительных данных, подписанием договора и оплатой услуг исполнительной команды.
- Планирование. На этом этапе согласовывается созданный план, устанавливаются дальнейшие действия команды.
- Анализ. Сюда входит обработка кадровой документации: чтение, изучение.
- Сведение данных. Описание вывода, составление отчетности и вынесение заключения в письменном виде (подается руководству).
- Рекомендации. Экспертное разъяснение подается устно, проводится разбор ключевых ошибок, замеченных в ходе проведения анализа.
После всех этапов выдается официальное свидетельство о прохождении аудита находящихся в штате сотрудников и бумаг, касающихся кадрового делопроизводства и учета человеческих ресурсов в организации. Инициатором процедуры может выступать владелец компании лично, прямой руководитель и его заместитель. Реже заказчиком выступает глава отдела кадров: он всегда подпадает под аналитику со стороны исполнителей. По завершению всех вышеописанных процедур составляется письменный отчет, содержащий:
- описание оснований для проведения проверки;
- перечень отделов, количество сотрудников компании, участвовавших в процедуре;
- информацию о заказчиках и исполнителях;
- методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
- сроки проведения;
- описание работы, по результатам которой проводится оплата услуги;
- краткое описание полученной информации и полноценный письменный отчет, передаваемый заказчику.
Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?
Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?
Их несколько:
- Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
- Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
- Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
- Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.
Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.
Необязательные аудиторские проверки обычно планируют или проводят, когда в этом возникает необходимость. Их можно сделать полными — проверить всю документацию и получить рекомендации по устранению нарушений, или выборочными — для общего представления о состоянии кадрового учета, определения типичных ошибок и зон риска. Консалтинг актуален:
● при слиянии, разделении компаний;
● для оптимизации работы обособленных структурных подразделений предприятия, системы управления персоналом;
● при сокращении штата или увеличении численности работников;
● при смене руководства фирмы/руководителя кадровой службы;
● когда ожидается проверка трудовой инспекции или других контролирующих органов.
Кадровый аудит персонала
Внутренний кадровый аудит персонала, его потенциала и документации проводится как оценка эффективности и продуктивности деятельности сотрудников.
Внутренний кадровый аудит потенциала и персонала — важный фактор при проверке персонала — выполняет сразу несколько задач:
- выявление причин сложностей персонала и способов их решения;
- определение степени эффективности работы руководства и персонала, отдельными подразделениями персонала организации;
- определение соответствий работы персонала компании нормативной базе, целям компании и стратегии ее развития;
- соответствии персонала и запрашиваемого потенциала работников.
Аудит персонала должен быть структурирован на несколько стадий
- Подготовительная стадия, на которой ставятся цели оценки сотрудников компании, отбираются конкретные сотрудники для проведения оценки, выпускаются локальные документы, устанавливаются конкретные сроки проведения проверки.
- Сбор информационной базы. Для того, чтобы было что анализировать, необходимо провести мониторинг персонала, проверить документы и отчетность, провести соответствующие наблюдения, создать опросник или анкету, провести с сотрудниками беседы, а также осуществить предварительную обработку данных статистики.
- Анализ и обработки информации. Полученная на втором этапе информация, должна быть формализована. Необходимо обеспечить ее наглядное отображение, после чего информация анализируется. Для того, чтобы провести анализ нужно сравнить полученную информацию, либо с показателями других компаний, либо с обоснованным эталоном, на который можно равняться.
- Заключительная стадия. На данном этапе составляется отчет о проведенной проверке, разрабатываются рекомендательные меры, формулируются итоговые выводы.
Для того, чтобы аудит персонала оказался эффективным, нужно подобрать методику оценки, которая подходит под конкретную организацию. Выбирается она обычно на базе сформированных руководством целей и задач проверки.
Сотрудники обязательно должны быть подготовлены к аудиту, так как подобное мероприятие может вызвать волнения и беспокойство в коллективе. Руководитель обязан предоставлять своим сотрудникам всю информацию касательно регламента оценочных мероприятий. Если руководитель намерен избежать стрессовых ситуаций, то целесообразно дать возможность персоналу заранее подготовиться к запланированным собеседованиям и тестам. Для этого не нужно давать конкретный список вопросов, а лишь уточнить основные моменты подобных мероприятий.