Прием на архивное хранение проектной документации на электронных носителях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на архивное хранение проектной документации на электронных носителях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

Движение документа от его создания до архива

Документ, исполненный с использованием автоматизированной системы проектирования:

1. Распечатывается.

Перевод документа на бумажный носитель необходим:

• для придания юридической силы документу, т.е. документ должен быть подписан, снабжен необходимыми печатями и штампами;
• в рамках подготовки комплекта документов для передачи заказчику (исполнителю, эксплуатирующим организациям и т.д.);
• для создания необходимого количества экземпляров;
• для предоставления документа в согласующие и утверждающие инстанции и др.

2. Сканируется полностью оформленный документ (либо его части).

3. Переводится в формат, не подлежащий изменению (pdf, tiff и пр.).

Скан документа из АСП, записанный на диск в неизменяемом формате для архивного хранения, можно условно считать подлинником, т.к. он снабжен соответствующими подписями и печатями. Почему говорим «условно» – в соответствии с действующими правилами электронные подлинники должны иметь электронные подписи. Для проектной документации (так же, как и для других видов НТД), содержащей множество файлов электронных документов или их частей и более одной (в среднем от 2 до 20) подписей на входящих в комплект документах, «прикреплять» к каждому документу «программку» электронного ключа каждой подписи не представляется возможным, т.к. это приведет к сильному «утяжелению» электронного результата. Да и снабжение всех проектировщиков, составителей документов электронной подписью – занятие для организации затратное.

Нередактируемость формата тоже условна, т.к. существуют программы, способные корректировать pdf, tiff-файлы либо переводить их форматы, позволяющие вносить правки.

При этом давайте условно считать, что документы, записанные нами по описанной далее технологии на электронные носители, – подлинники. Документ должен быть сохранен в окончательном виде. Искажение информации в документе может привести к неприятным последствиям, к тому же это действие может быть признано фальсификацией. В соответствии с СПДС и ЕСКД хранение подлинников проектной документации осуществляется отдельно от других видов документации и от копий, дубликатов. Доступ к подлинникам нужно ограничить.

Текстовая часть документа может быть принята на хранение в редактируемых формах (doc, dotx, txt, rtf и др.). Исключение составляют листы, содержащие подписи и печати, – они должны быть отсканированы.

В результате мы получим документ, который будет представлен двумя или более файлами, помещенными в одну папку на компьютере. В этом случае в строке описи прописывается объем документа и дата внесения последнего изменения. См. Пример 3. Сначала документы один за другим «копятся» на компьютере, потом комплектом записываются на съемный носитель (например, DVD-R). Но опись лучше начать составлять на содержимое папок еще в процессе накопления документов на компьютере, тогда потом легче будет составить опись на содержимое диска (разобраться, что есть что).

4. Снабжается метаданными.

Еще одна возможность сохранения информации и невозможности ее фальсификации – это снабжение документа метаданными, т.е. сведениями о носителе, на который записана информация, об объеме информации в файле (совокупно в папке), дата записи информации на носитель (дата последнего изменения в документе).

Наличие данной информации в описи содержимого (сначала в папке на компьютере, а потом записанного на съемный носитель, см. Пример 3) и в передаточной описи / акте (Пример 4), а также неизменяемый формат записи позволит сохранить информацию в неискаженном виде.

5. При необходимости проводится работа по внесению изменений в документ / документы.

Это одно из направлений деятельности отделов проектной документации (выпуска проектов, службы СНТД, архивов). Проектная документация в процессе своего создания изменяется, дорабатывается (даже в период нахождения в архиве организации). При внесении изменений в чертежи, таблицы, расчеты, текстовую часть проектной документации создается «извещение о внесении изменений», на основании которого происходит изъятие документов и их замена измененными.

После изменения документ проходит те же стадии: распечатку, оформление подписями и печатями, сканирование документа, перевод в неизменяемый формат.

До записи на диск (или другой носитель) документ хранится в базе данных.

6. Замена измененных документов в комплекте.

В базе данных к комплекту проектной документации присоединяется измененный (актуальный) документ. Он помещается на хранение в специальную для измененных документов папку / раздел / категорию и т.д.

7. Полный комплект актуальных версий документов по проекту записывается на диски, другой носитель или переводится на серверное хранение (мы это делаем на дисках).

К решению задачи расположения информации на диске есть два подхода:

• расположить документы в логической последовательности; применительно к проектной документации – в соответствии с составом проекта, стадийностью, этапностью, независимо от полного заполнения диска (например, на первый диск записываются 1, 2, 3, 4 части проекта, на второй диск записываются 5, 6, 7 части проекта, на третий – 8, 9, 10, 11, 12 части проекта);
• максимально эффективно использовать пространство на диске (например, диски будут заполнены полностью, если на первый записать 1 и 7 части проекта, а на второй – 2, 3, 4, 10 части и т.д.). При таком подходе бывает, что на диск записывают информацию ��е только по одному проекту, но и по нескольким, т.к. диски для архивного (долговременного) хранения дорогие.

Для каждого передаваемого на хранение объекта (проекта) мы создаем отдельную папку (назовем ее корневой), в ней размещаем вложенные папки по каждому разделу (части) проекта в соответствии с составом проекта (см. Пример 2):

• в названии корневой папки указываются: шифр объекта, адрес, наименование объекта (сокращенное), стадия проектирования (например, «Шифр 1234, г. Москва, Городская поликлиника, П»);
• в названии вложенных папок указываются стадия либо наименования разделов проекта или марка-части.

Количество вложенных папок 3 уровня должно соответствовать частям и марка-частям проекта. В этих папках группируются файлы документов (чертежи, пояснительные записки, спецификации и пр.), причем каждый чертеж, лист комплекта спецификаций должен выполняться в отдельном файле, другие документы могут быть разбиты на части в разных форматах записи файлов.

Комплект актуальных документов, снабженных всеми соответствующими подписями и печатями (сканы титульных подписанных листов, сканы чертежей, текстовые части документа, записанные в редактируемых форматах или же переведенные в нередактируемые форматы), размещается в некой логической последовательности – см. Пример 2.

Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

(рекомендуемое)

Форма 3 — Журнал регистрации разрешений на внесение изменений

Номер разрешения	Дата приема	Обозначение изменяемого документа	Подразделение, составившее разрешение	Подпись о приеме разрешения и дата	Примечание

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

• С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
• Поиск нужного документа не требует много времени.
• Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
• Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

• Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
• Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
• Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Сроки хранения и утилизации электронных документов

Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:

• счета-фактуры, первичка — 5 лет;
• регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
• квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
• годовые финансовые отчеты — 10 лет;
• учетная политика предприятия — 5 лет;
• сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
• передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
• все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.

Преимущества электронного архива

Электронный архив — наиболее удобный и эффективный способ хранения проектной и технической документации.

Электронная архивация чертежей, отчетов и планов позволяет:

• неограниченное время хранить чертежи в неизменном виде, так как электронные документы в отличие от бумажных не изнашиваются и не ветшают;
• находить нужные документы по их атрибутам;
• просматривать документы дистанционно с любого устройства, способного подключиться к серверу архива;
• работать с одними и теми же документами одновременно нескольким специалистам;
• распечатывать документы по мере необходимости;
• пересылать документы по электронной почте;
• сохранять документ в первоначальной редакции и всю историю изменений;
• систематизировать документы различными способами, подключать справочники.

Программное обеспечение электронного архива проектной документации изначально предназначено для работы с большими объёмами документов, поэтому сложность структуры хранения практически не ограничена.

Выбор облачного архива

Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:

1. Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
2. Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
3. Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
4. Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 21.1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и/или по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

6.3 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

— размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;

— порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

6.4 В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

6.5 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.

6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник N …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N …» в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Приложение Б (справочное). Пример заполнения граф карточки учета по форме 1

Приложение Б
(справочное)

Лист 3	Стадия Р	Наименование объекта и место строительства	Шифр объекта
Продолж. на листе 4	Форма выпуска Б*	Н-ский автокомбинат Станция технического обслуживания	2504
Инв. номер	Дата поступления	Обозначение	Наименование	Кол. листов	Особые отметки
3578	17.03.2008	2504-2-КЖ файл	Конструкции железобетонные	68
			Каркасы пространственные
3579	То же	2504-2-КЖ.И-КП1	КП1	1	Изм.1, N 5-08, 01.05.2008
3580	«	2504-2-КЖ.И-КП2	КП2, КП2-01	2
			Изделия соединительные
3581	«	2504-2-КЖ.И-МС1	МС1-01, МС1-02	1
3582	«	2504-2-КЖ.И-МС4	МС4	1
3615	25.04.2008	2504-2-АР файл	Архитектурные решения	45
3661	10.06.2008	2504-2-ОВ файл	Отопление и вентиляция	24
3662	11.06.2008	2504-2-ОВ.С	Спецификация оборудования, изделий и материалов систем отопления и вентиляции	10

• 1.1. Сроки хранения подлинников документов в проектных организациях устанавливаются министерствами и ведомствами в перечнях документов, согласованных с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

  Подлинники документов отбираются на государственное хранение или уничтожение, как не имеющие научной ценности и потерявшие практическое значение, в соответствии с инструкциями, положениями и правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР, утвержденными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

• 1.2. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учета подлинников документов, находящихся на ведомственном хранении, и отбором их на государственное хранение, осуществляют министерства и ведомства, а также архивные учреждения системы Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

Комиссия составляет опись, передаваемых на хранение в архив предприятия документов, в которой находится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем предприятия.

Опись дел для постоянного хранения отличается от описи дел долговременного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения.

Все металлические предметы (скобки, скрепки) удаляются, во избежание появления ржавчины.

Документы оформленные на листах формата 24 хранят в развернутом виде, документы большего формата хранятся в свернутом состоянии на скалках.

Типовые проекты хранят сформированными в книги 11 формата с жесткой обложкой. В них могут входить рабочие чертежи, экспертные заключения и т.д.

Уже много лет в беседах с представителями промышленных предприятий самого разного профиля я утверждаю, что в области ИТ нет более запутанного вопроса, чем вопрос электронного архива инженерной (технической, конструкторской, проектной и т.п.) документации и системы электронного документооборота.

Количество аббревиатур и сокращений для обозначения этого понятия на английском (TDM, Workflow, PDM, PLM, CALS, PIM) и русском языках (электронный архив, документооборот, система управления структурой изделия, ИПИ, ИЛП и т.п.) приближается к критическому для понимания сути дела. Проблема заключается в том, что все специалисты, имеющие отношение к упомянутой теме, в каждую из перечисленных аббревиатур и сокращений вкладывают свой смысл, зачастую не очень понимая, как они связаны друг с другом.

Именно об этой проблеме мы и будем сегодня говорить.

Требования к хранению электронных документов

Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например, уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенными носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря, на сегодняшний день, все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Согласно другому документу — Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций-, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Требования к документам, передаваемым в электронный архив

Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:

• При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.
• Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
• Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
• Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
• Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
• Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
• Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.

Похожие записи:

• Как выписаться и прописаться через МФЦ: подробная инструкция
• Академический отпуск: 35 вопросов и ответов
• Документы для регистрации брака в ЗАГСе