Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Посредники, освобожденные от уплаты НДС, но при этом в целях предпринимательской деятельности выставляющие и получающие счета-фактуры, обязаны заполнять и сдавать ежеквартально специальную форму журнала учета. При этом не имеет значение налоговая система, по которой работают данные лица.
Кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
К данной категории посредников относятся:
- лица, работающие по договорам комиссии (комиссионеры согласно п. 1 ст. 990 ГК РФ);
- лица, работающие агентским договорам (агенты согласно п. 1 ст. 1005 ГК РФ);
- лица, работающие по договорам транспортной экспедиции (экспедиторы, привлекающие сторонних лиц и не участвующие сами в перевозках согласно п. 1 ст. 801, 805 ГК РФ);
- застройщики, привлекающие подрядчиков, при этом сами в строительстве не участвующие (ст. 740 ГК РФ);
- некоторые посредники — налоговые агенты.
C 1 января 2020 года журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны вести только посредники, которые действуют в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Как правило, это комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ).
К посредникам также приравниваются:
- экспедиторы, которые организуют исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвуют (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК РФ);
- застройщики, которые организуют строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвуют.
Обязанность вести журналы учета не зависит ни от системы налогообложения, которую применяет посредник, ни от того, является ли он плательщиком НДС или налоговым агентом по НДС.
Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 3.1 статьи 169, пунктов 5 и 5.1 статьи 174 Налогового кодекса РФ, пункта 22 постановления Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 г. № 33.
Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию
Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу, должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.
Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 4 марта 2020 г. № ММВ-7-6/93.
Передавать журналы в инспекции следует по телекоммуникационным каналам связи через спецоператоров. При отправке нужно использовать унифицированный формат, утвержденный приказом ФНС России от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/535, и применять опись документов, утвержденную приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465.
Об этом сказано в письме ФНС России от 8 апреля 2020 г. № ГД-4-3/5880 (документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).
Ситуация: какая ответственность предусмотрена за несвоевременную сдачу в налоговую инспекцию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур?
Штраф в размере 10 000 руб.
С 1 января 2020 года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур входят в состав налоговой отчетности. Обязанность ежеквартально сдавать такие журналы в налоговые инспекции прямо установлена для посредников, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
На основании полученных от посредников журналов учета налоговые инспекции контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Журналы учета счетов-фактур нужно сдавать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Несоблюдение этого срока проверяющие квалифицируют как непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщиках. То есть как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Для организаций и предпринимателей это значит штраф в размере 10 000 руб.
Кому и в какие сроки нужно сдавать журнал в ИФНС
Подавать журнал учета выданных и полученных счетов-фактур для проверки в налоговую инспекцию приходится фирмам-посредникам, осуществляющим деятельность в интересах третьих лиц, с которыми они сотрудничают на основе агентского, комиссионного, транспортно-экспедиционного договоров, а также при выполнении функций застройщика (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Экспедиторы сдают журнал, если считают оплату по договору доходом и учитывают его при определении налоговой базы по налогу на прибыль или НДФЛ, если речь идет о предпринимателе. А при применении спецрежимов, доход учитывался в составе единого налога на УСН или ЕСХН.
На заметку! Если покупатель не является плательщиком НДС, то стороны могут оформить соглашение, в рамках которого счета-фактуры при сделках выдаваться не будут. Такие действия можно считать правомерными на основе разъяснений Минфина России (письмо от 31.10.16 № 03-11-11/63683).
Срок подачи журнала в налоговую — до 20-го числа следующего месяца по завершении отчетного квартала. К примеру, за 3 квартал 2022 года форму нужно было сдать до 20 октября 2022 года. Журнал подается в налоговую только электронным путем — через специального оператора или на сайте ФНС, заверенный электронной подписью (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
После окончания журнала
После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.
Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной электронной цифровой подписи.
Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.
Образец заполнения журнала (посредник является плательщиком НДС)
Заказчик АО «Мю-ипсилон» заключил с посредником ООО «Дзета-тета», который платит НДС, договор комиссии от 2 июня. По договору «Дзета-тета» продает партию словарей (200 штук), принадлежащих «Мю-ипсилон» на праве собственности. Партия стоит 320 000 рублей (в т. ч. НДС — 53 333,33 рубля). Посреднику предусмотрено вознаграждение в размере 16 500 рублей (в т. ч. НДС — 2 750 рублей).
15 июня «Дзета-тета» заключила договор поставки с АО «Кси-омикрон» на поставку партии словарей в количестве 200 штук. Поставка состоялась 18 июня. Тогда же «Дзета-тета» выставила в адрес «Кси-омикрон» счет-фактуру от 18.06 № 812, а его копию передала «Мю-ипсилон». Данный документ в бухгалтерии «Дзета-тета» зарегистрировали в части 1 журнала учета счетов-фактур, а в книге продаж — нет.
На сумму проданных словарей «Мю-ипсилон» выставила в адрес «Дзета-тета» счет-фактуру от 18.06 № 375. Полученный от «Мю-ипсилон» счет-фактуру в бухгалтерии «Дзета-тета» зарегистрировали в части 2 журнала учета счетов-фактур, а в книге покупок — нет.
Кто обязан заполнять документ
До недавних пор данный документ обязаны были вести все компании, работающие с НДС. С 2021 года это требование по отношению к ним было отменено, т.к. сведения, вносимые в журнал, дублируются в книге покупок и продаж.
А вот предприятия, занимающиеся посредничеством в сфере сбыта товаров, предоставления услуг и производства работ, застройщики, нанимающие подрядчиков, а также организации, работающие в области транспортных перевозок и привлекающие к своей деятельности сторонних экспедиторов, этот журнал вести должны.
При этом то, по какой налоговой схеме (общей, «упрощенке» или «вмененке») работает то или иное предприятие – значения не имеет.
Журнал теперь только электронный
С 2015 г. журнал учета счетов-фактур придется полностью перевести в электронный вид. Это связано с тем, что в электронном виде его придется ежеквартально представлять в ИФНС. Конечно, никто не запретит дублировать данные и на бумаге либо просто выводить журнал на бумажный носитель, если это необходимо для работы или в целях самоконтроля посредникам на УСН (ведь только для них, как мы уже сказали, сохранится обязанность вести журнал). Кроме того, в пункте 1 Правил ведения журнала учета сейчас пока что говорится о двух вариантах ведения журнала — бумажном и электронном
Но, тем не менее, хотелось бы отметить, что с 2015 г. сведения, которые заполняют налогоплательщики в журнале учета счетов-фактур, включаются в разделы 10-11 декларации по налогу на добавленную стоимость, которая представляется только в электронной форме через оператора ЭДО. Если налогоплательщик вместо декларации в электронном виде представит ее на «бумаге», то такая декларация не будет считаться представленной (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Постановление № 1137 уточнило порядок внесения исправлений в книгу покупок и книгу продаж. В старых правилах не было четко прописано, как они корректируются в ситуации, когда счета-фактуры исправляются в том же периоде, в котором они зарегистрированы. Ранее требовалось, чтобы запись об аннулировании счета-фактуры производилась на дополнительном листе книги покупок в том периоде, в котором был зарегистрирован первоначальный счет-фактура. Такой же порядок был установлен и для изменений, вносимых в книгу продаж.
Теперь дополнительные листы оформляются, если изменения необходимо внести за прошедшие налоговые периоды. Корректировка за текущий период производится непосредственно в книге, а не на дополнительном листе. Для этого показатели стоимости и суммы налога аннулируемого счета-фактуры вписываются с отрицательными знаками. В отношении регистрируемого счета-фактуры пишутся положительные значения.
Это интересно
В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре указывается одновременно несколько кодов через разделительный знак.
Также по старым правилам не уточнялось, нужно ли указывать на дополнительных листах сведения об аннулируемых счетах-фактурах с отрицательным знаком. Теперь данное требование содержится в пункте 5 Правил по заполнению дополнительного листа книги покупок и пункте 3 Правил по заполнению дополнительного листа книги продаж.
Раньше не был урегулирован вопрос, в каком налоговом периоде нужно регистрировать в книге покупок исправленный счет-фактуру: в периоде получения первоначального или исправленного документа? Минфин России по этому поводу представлял разъяснения еще в письме от 3 ноября 2009 г. № 03-07-09/53. Исправленный счет-фактуру нужно было регистрировать в книге покупок в периоде его получения.
Данное требование теперь отражено и в новых правилах: исправленные счета-фактуры, в том числе корректировочные, регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты.
Если раньше для регистрации исправленного счета-фактуры в том периоде, когда был получен первоначальный, нужно было оформить дополнительный лист, то теперь этого делать нельзя.
В то же время суды неоднократно признавали, что право на вычет не зависит от того, в каком периоде был исправлен счет-фактура (постановления ФАС Поволжского округа от 12 апреля 2011 г. № А55-14064/2009, ФАС Московского округа от 8 июня 2011 г. № КА-А40/7029-11). Этот вопрос остается спорным и на сегодняшний день.
Еще одним спорным положением нового порядка можно считать требование о том, что счета-фактуры, не соответствующие установленной форме и правилам ее заполнения, не регистрируются в книге покупок. То есть компания не сможет применить вычет НДС по счету-фактуре, который составлен не по установленной форме.
Однако стоит отметить, что основанием для отказа в вычете может являться только нарушение требований пунктов 5, 5.2, 6 статьи 169 Налогового кодекса (п. 2 ст. 169 НК РФ). А положение о том, что форма счета-фактуры устанавливается Правительством РФ, содержится в пункте 8 статьи 169 Налогового кодекса. Кроме того, ответственности за нарушение пункта 3 Правил ведения книги покупок не предусмотрено.
Если вы не готовы спорить с налоговыми органами, регистрируйте в книге покупок только те счета-фактуры, которые соответствуют действующей форме и правилам ее заполнения.
Предусмотрена также определенная схема для упрощенки. В частности, действующее законодательство определяет те случаи, когда упрощенцы также должны вести журнал учета счетов-фактур.
К числу подобных случаев можно отнести покупку товаров у иностранных резидентов, которые зарегистрированы вне пределов РФ, но осуществляют здесь деятельность. Журнал также должен быть заполнен в тех случаях, когда заключается договор аренды муниципального или государственного имущества.
В подобных ситуациях налогоплательщик должен самостоятельно выписать фактуру и ввести данные о ней в регистр. При этом сделать это нужно в течение 5 рабочих дней с момента заключения сделки.
Посредники также могут быть упрощенцами. В этом случае фактуры заполняются согласно общим правилам.
Книга покупок (дополнительный лист книги покупок)
Есть несколько технических изменений, переименований граф. Все они просты и понятны, поэтому расписывать их не будем.
Новые графы, как и в журнале учета предназначены для указания данных по прослеживаемости товаров.
- графа 16 – регистрационный номер декларации на товары, подлежащие прослеживаемости;
- графа 17 – код количественной единицы измерения, дляВ прослеживаемости – из графы 12 счета-фактуры;
- графа 18 – количество товара, подлежащего прослеживаемости – из графы 13 счета-фактуры;
- графа 19 – стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС, в рублях.
При отражении данных в отношении товаров, подлежащих прослеживаемости, появились подстроки граф 16-19, в них нужно указывать показатели подстрок граф 11-13 счета-фактуры.
В каких случаях счёт-фактура не нужна
Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:
- сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
- предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
- юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2019 г. № 03–07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).
Коды видов операций по НДС
Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/17657@ — перечень приведен в конце статьи. В журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда регистрируются перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использования в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118–20, 27–30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.
Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, отразите дважды:
- в книге продаж комитента (принципала);
- в части 2 журнала посредника.
Сроки сдачи и хранения журнала учета
Статьей 174 НК РФ предусмотрено, что все посреднические организации и физлица, освобожденные от уплаты НДС, которые не являются налоговыми агентами, обязаны сдавать реестр счетов-фактур в орган ФНС по месту осуществления деятельности не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Вот как выглядят эти сроки:
- За IV квартал 2019 года — до 20 января 2019 (20.01.2019 — воскресенье, срок переносится на 21.01.2019);
- За I квартал 2019 года — до 20 апреля (суббота, перенос на 22.04.2019);
- За II квартал 2019 года — до 20 июля (суббота, перенос на 22.07.2019);
- За III квартал 2019 года — до 20 октября (воскресенье, перенос на 21.10.2019);
В отношении сроков сдачи реестра счетов-фактур действует общее правило, закрепленное в статье 6.1 НК РФ о переносе крайнего срока на первый рабочий день при его выпадении на выходной или нерабочий праздничный день.
Хранить заполненные учетные реестры счетов-фактур посредники обязаны 4 полных года с момента осуществления последней записи. Примечательно, что если в документ были внесены исправления, обязанность направить уточняющий документ в налоговую службу законодательно не закреплена. Однако лучше все же сделать это, чтобы избежать возможных вопросов при проверках.